“De faalkosten halveren en jaarlijks €200.000 besparen? ABK deed het”

ABK Renovatiewerken maakte de laatste jaren een snelle groei door. Dat bracht ook uitdagingen met zich mee, met name op organisatorisch en communicatief vlak. Eigenaar André Boekel ging op zoek naar tools die hem konden helpen, maar vond niets dat echt gebruiksvriendelijk was voor de werkvloer. Hij besloot daarom zelfs iets te ontwikkelen. Er was alleen nog wel een missing link, namelijk een slimme tool voor de communicatie op projecten. Dat werd Woub. “Communicatie is een van de grootste stoornissen binnen bedrijven. Er is altijd ruis. Met Woub kun je de communicatie op projectniveau sluitend maken,” aldus André. De faalkosten van ABK halveerden, een jaarlijkse besparing van €200.000.

Tools: Exact (project module) en RAPP
Organisatie: 40 medewerkers buiten en 10 binnen
Projecten: Renovatie

Ruim 13 jaar geleden richtte André Boekel ABK Renovatiewerken op. Inmiddels heeft hij dagelijks zo’n 40 man werken op projecten. ABK is gespecialiseerd in houtrotherstel en schilders en vastgoedonderhoudsbedrijven weten het bedrijf goed te vinden.

Lang ging alles best goed op de ouderwetse manier. Veel communicatie verliep via papieren documenten. Maar naarmate ABK groeide, werd steeds duidelijker dat het zo niet langer kon. Een zoektocht naar tools om processen te digitaliseren leverde echter niets op. André: “Tools worden meestal gemaakt door ‘blauwe’ mensen die zelf geen ervaring hebben op de werkvloer. Daardoor krijg je applicaties die helemaal niet gebruiksvriendelijk zijn. Maar een timmerman of schilder moet je echt geen tool geven waar je een cursus voor nodig hebt.”

Missing link: communicatie

André merkte alleen wel dat er nog wat miste, namelijk een goede tool voor de communicatie op projecten. 

“We merkten dat er veel faalkosten zaten in communicatie. Iedereen kwam ’s ochtends altijd eerst naar kantoor om spullen op te halen, maar dan stonden die spullen bijvoorbeeld nog niet klaar en moesten ze wachten. Of ze reden naar een verkeerd adres, omdat die straatnaam en dat huisnummer toevallig voorkomen in zowel Amsterdam als Zaandam als Krommenie. Of op het project waren ze eerst veel tijd kwijt aan het zoeken van de juiste contactpersoon, de stroomaansluiting en noem maar op.”

“Soms waren de mannen wel 2 of 3 uur op een ochtend niet productief. Dat gaat om aanzienlijke bedragen. Daar komt nog bij dat we heel veel via WhatsApp communiceerden, maar eigenlijk mag dat helemaal niet en het kost je ook nog eens veel tijd, omdat je continu aan het zoeken bent: welke afspraak hadden we gemaakt, wanneer, wie had dat gestuurd, etc.?”

Alle communicatie op één plek

Een van de gebruikers van RAPP wees André op Woub en dat bleek de perfecte match. “We hebben Woub eigenlijk meteen geïmplementeerd en alle communicatie over het project, vanaf de opname tot en met de facturatie, loopt nu via Woub.”

Op de bouwplaats weten ze meteen waar ze alles kunnen vinden en wie hun aanspreekpunt is. Ze hebben alles bij de hand: alle afspraken, alle rapportages en veiligheidsdocumenten, een checklist van wat er moet gebeuren, alle communicatie in de chat. Er zijn daardoor nu veel minder telefoontjes. Er wordt ook veel meer binnen de tijd gewerkt.”

Slimmer werken

“Op kantoor boeken we ook veel tijdwinst. We krijgen minder telefoontjes en zijn veel beter georganiseerd. Via de chatfunctie van Woub geven we aan de mannen door in welk vak hun materialen klaarstaan. Dingen overtikken hoeft niet meer en we hebben veel meer overzicht. We plannen alle mannen bijvoorbeeld via Woub in, kunnen monitoren op welk project ze werken en zien daardoor ook wanneer wie weer beschikbaar is.”

Halvering van de faalkosten

André kan heel helder zijn over hoeveel al deze verbeteringen ABK opleveren. “Met alle veranderingen in het proces bij elkaar hebben we onze faalkosten gehalveerd. Dat betekent voor ons een besparing van €200.000 per jaar. Dat is serieus dus, maar we gebruiken Woub ook serieus.”

Nog tips voor andere bedrijven? 

“Communicatie is een van de grootste stoornissen binnen bedrijven. Er is altijd ruis. Woub is een tool waarmee je je communicatie op projectniveau sluitend kan maken. En dat scheelt tijd, ergernis en geld.”