Woub B.V., gevestigd aan Linnewever 10, 2292JH te Wateringen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

We vinden jouw privacy erg belangrijk en zorgen er voor dat de persoonsgegevens die je met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten we graag toe hoe we dat doen. Heb je hier vragen over, dan kan je ons bereiken via [email protected]

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10-01-2022

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Daarom beloven we je dat:
– We transparant zijn over de manier waarop en de doelen waarvoor we je persoonsgegevens verwerken
– We je persoonsgegevens niet langer bewaren dan dat we ze nodig hebben
– We je persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming verkopen
– We passende technieken inzetten om je persoonsgegevens te beschermen
– Je zelf in hoge mate controle hebt over je persoonsgegevens
– We bereikbaar en beschikbaar zijn als je met ons wil communiceren over je privacy bij Woub

Hoe wij door jou aangeleverde gegevens verwerken: 
Om van onze services gebruik te kunnen maken moet er een Woub account aangemaakt worden. Wanneer jij dit doet, vragen we om persoonlijke gegevens van die van jou of jouw medewerkers, zoals voornaam, achternaam en emailadres. Je kunt er voor kiezen om deze gegevens niet aan ons te verstrekken, maar dan kan je geen gebruik maken van de services die wij leveren. jouw gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd zodat je niet geïdentificeerd kan worden. Wanneer jij medewerkers toevoegt door middel van ons platform, kunnen we mogelijk informatie verzamelen over deze medewerker, bijvoorbeeld hoe deze medewerker gebruik maakt van onze services en hoe de medewerker Woub gebruikt. De keuze om deze informatie in te voeren is niet verplicht. 

Hoe wij gegevens verwerken op basis van gebruik: 
We verzamelen gegevens over de manier hoe jij Woub gebruik, zoals welke URL web pagina’s en app-screens worden bezocht en welke acties jij onderneemt. Dat wordt op de volgende manieren gedaan: 

Apparaatgegevens
We verzamelen apparaatspecifieke gegevens, zoals het device type, de versie van het besturingssysteem, unieke apparaat-ID’s en mobiele netwerkgegevens, 

Serverlogbestanden
– Details over hoe jij onze service gebruikt, zoals zoekopdrachten.
– IP-adres.
– Cookies waarmee jouw browser of Woub account kan worden geïdentificeerd.
– Gegevens over apparaat gebeurtenissen, zoals crashes, systeemactiviteit, hardware-instellingen, browsertype, browsertaal, de datum en tijd van jouw bezoek en de verwijzende URL. 

Lokale opslag
We kunnen gegevens (waaronder persoonlijke gegevens) lokaal verzamelen en opslaan op jouw apparaat zoals browser webopslag en applicatiegegevens caches.

Cookies
Wij gebruiken verschillende technologieën om gegevens te verzamelen en op te slaan wanneer jij Woub gebruikt, waaronder mogelijk het gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën om jouw browser of apparaat te identificeren.

Hoe we jouw gegevens gebruiken:
Wanneer jij contact opneemt met de Woub support afdeling, leggen we jouw berichten vast om te helpen bij het oplossen van problemen die jij ondervindt. We kunnen jouw e-mailadres gebruiken om je te informeren over onze services, bijvoorbeeld om je op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Woub en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected]

We willen je er op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

De bewaartermijnen die wij hanteren:
De hierboven beschreven persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als nodig om jou een goede service te kunnen bieden. Daarna bewaren wij gegevens nog maximaal twee jaar voor de beschreven statistische doeleinden. De gegevens worden vervolgens gewist, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor betaalgegevens).

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen:
We nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via [email protected]. We hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
– Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
– We versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
– Toegang tot persoonsgegevens vanaf mobiele apparaten is ingeperkt en wordt actief gemonitord.
– Alle medewerkers van Woub die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met jouw gegevens.

Cookies die Woub gebruikt:
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. We gebruiken vier soorten cookies.

Ten eerste de noodzakelijke cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Daarnaast zijn er statistiek-cookies, die geanonimiseerd gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en ons helpen de site te optimaliseren. Voorkeur-cookies helpen jouw voorkeursinstellingen te onthouden. Tot slot plaatsen we marketing-cookies, die jouw surfgedrag bijhouden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Als je deze cookies in je browser uitzet, kun je niet meer van alle functionaliteiten van Woub gebruik maken. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

De cookies die wij gebruiken kan je terugvinden in onze cookieverklaring

Wijzigingen in het privacy- en cookiebeleid
Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. We raden je daarom ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen we er voor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.  [Versie 1.2 – januari 2022]

Veiligheidsmaatregelen
Woub maakt gebruik van Cloudflare voor de beveiliging van de web infrastructuur. AWS Security Groups en Network ACL worden gebruikt om de toegang tot de systemen van Woub te beperken. Openbare toegang is beperkt tot poort 443 en 80 op de load balancers voor publiek verkeer. Er zijn monitoring systemen die eventuele verschillende type aanvallen detecteren en het team van Woub hiervan op de hoogte brengen.

Datacenters en data locaties
Woub wordt gehost op het EC2-platform van Amazon Web Services (‘AWS’). De fysieke servers staan in de EU EC2 datacenters van AWS. Op dit moment heeft AWS certificeringen voor naleving van ISO/IEC 27001:2013, 27017:2015 en 27018:2014, is gecertificeerd als PCI DSS 3.2 Level 1 Service Provider, en ondergaat SOC 1, SOC 2 en SOC 3 audits (met halfjaarlijkse rapportages). Aanvullende details over de naleving programma’s van AWS zijn te vinden op de website van AWS: https://aws.amazon.com/security/ . Alle gebruikersgegevens worden opgeslagen binnen de EU-regio’s van AWS, voornamelijk in Duitsland.

Backup beleid
Van de gegevens die in Woub zijn opgeslagen, wordt regelmatig een back-up gemaakt. Een keer per 24 uur wordt een volledige database backup gemaakt en deze wordt 3 dagen bewaard. Alle back-ups worden versleuteld en opgeslagen op meerdere geografisch gespreide locaties. Voor bestanden die naar Woub zijn geüpload werkt het anders. De backups worden door interne redundantiemechanisme van Amazon S3 gemaakt en op meerdere locaties opgeslagen. Meer informatie is te vinden op de AWS website: https://aws.amazon.com/s3/

Operationeel
Woub is ontworpen om de cloud service draaiende te houden, zelfs als de primair onderliggende infrastructuur uitvalt. Elke Woub component heeft een secundaire service die gelijktijdig wordt uitgevoerd met gespiegelde gegevens in een andere AWS locatie dan de primaire server. Omdat het van cruciaal belang is om betrouwbare toegang te hebben tot de belangrijke projecten en gegevens van uw bedrijf, is Woub ontworpen om een uitval van een enkele beschikbaarheidszone te overleven zonder te lange serviceonderbrekingen. In het onwaarschijnlijke geval dat twee Amazon EC2-beschikbaarheidszones langdurige serviceonderbrekingen ondervinden, zal Woub herstellen met een beperkte serviceonderbreking in een alternatieve EC2-beschikbaarheidszone.

Uptime
In de afgelopen twee jaar heeft Woub 99.9% uptime behaald. Alle incidenten of onderhoudswerkzaamheden worden in Woub status pagina gecommuniceerd: https://woub.statuspage.io/