Geoptimaliseerde werk- en communicatieprocessen zorgen voor meer rust bij Bouw Totaal Emmeloord
In het hart van de Noordoostpolder is Bouw Totaal Emmeloord thuis in de wereld van nieuwbouw, verbouw en renovatie. De naam “Bouw Totaal” zegt het eigenlijk al: hier vind je alles wat je nodig hebt voor een geslaagd bouwproject. Met een totaal team van 25 toegewijde mannen en vrouwen, waarvan 9 zich bezighouden met de kantoorzaken en 16 met de werkzaamheden op locatie, vormen ze een hecht familie team. Daarnaast zijn er nog 5 medewerkers die ondersteuning bieden voor hand- en spandiensten. Een van de dingen die Bouw Totaal Emmeloord onderscheidt, is hun toewijding aan kwaliteit. Bouw Totaal Emmeloord is Woningborg gecertificeerd en dat vinden ze niet meer dan vanzelfsprekend. Voor hen is het niet alleen een label op papier; het is een belofte aan hun klanten dat ze altijd streven naar het hoogste niveau van professionaliteit en vakmanschap.
Tools naast Woub: KYP, CHEPP (Woningborg) en Admicom
Organisatie: 16 medewerkers buiten en 9 op kantoor
Projecten: Nieuwbouw, verbouw en renovatie
Woub pakket: Standaard
Meer rust in mijn werk, dat zou ik ook wel eens willen
Bertrand van Keulen, Bouwkundig tekenaar bij Bouw Totaal Emmeloord, speelde een belangrijke rol in het proces van het implementeren van Woub in het bedrijf. Het begon allemaal toen Bertrand en zijn collega’s de Bouwbeurs bezochten, waar de slogan ‘Meer rust in je werk’ meteen hun aandacht trok. Er was een cynische opmerking van een van de collega’s: “Dat zou ik ook weleens willen.” Dit leidde tot een boeiend gesprek met Lorenzo, oprichter van Woub. Wat Bertrand en zijn collega’s overtuigde was dat Woub niet slechts mooie praatjes was, maar dat het systeem solide en veelbelovend leek. Bertrand: ‘’Het was een kans om onze werkprocessen en communicatie te optimaliseren.’’
Bouw Totaal Emmeloord hanteert een werkwijze waarbij de directeur de calculaties opstelt en de projecten op gang brengt. Twee werkvoorbereiders zijn elk verantwoordelijk voor een specifiek deel van het project. Bertrand: ‘’Dit bracht alleen wel uitdagingen met zich mee. Het kwam namelijk voor dat een installateur een verandering of aanpassing wilde maken en deze informatie terechtkwam bij de verkeerde werkvoorbereider. Het grootste struikelblok bij ons was dat veel van deze cruciale informatie in de hoofden van de collega’s zat. Het is simpelweg onmogelijk om 100% van de informatie te onthouden.’’ Bij Bouw Totaal Emmeloord hadden ze het besef dat ze een meer gestructureerde en geautomatiseerde communicatieaanpak nodig hadden om de projecten soepeler te laten verlopen. Door op deze manier te werk te gaan kan elk teamlid zijn eigen project beheren en houd je grip over alle werkzaamheden, inclusief die met de buitendienst.
Een vliegende start met de Woub Academy
Het volgen van de Woub Academy bood de perfecte start voor het implementatieproces. ‘’Vaak blijven mensen zich afvragen waarom bepaalde dingen op een bepaalde manier worden gedaan, maar door de drukte blijft dat een onbeantwoorde vraag. Met de Woub Academy kregen we echter de kans om met een open blik naar alle processen binnen het bedrijf te kijken. We kwamen tot hele mooie inzichten.’’ aldus Bertrand. Het stelde Bertrand en zijn collega’s in staat om bestaande gewoonten en processen kritisch te evalueren en te begrijpen waarom sommige dingen beter konden. Ze waren allemaal vastberaden om Woub volledig te omarmen, wat voor nog meer rust in hun werk zou zorgen.
Met Woub alle projectcommunicatie en informatie op één plek
Nu dat Bouw Totaal Emmeloord met Woub werkt gaan veel werkprocessen automatisch. In Woub werken ze met twee project templates. Een template voor nieuwbouw en een template voor verbouw. In deze templates staan allerlei checklists voor de verschillende fases in de bouw. Met de tijd komen ze nieuwe punten tegen en vullen ze de templates met checklists weer aan. Het is dus een kwestie van één keer goed inrichten en dan heb je er bij elk nieuw project dat je aanmaakt profijt van.
Bertrand: ”Alle projectinformatie is ingericht in Woub en er gaat heel veel automatisch. We maken ook enorm veel gebruik van de chats. Een van de grote voordelen is dat wanneer een team wisselt van project, we hen kunnen koppelen aan de relevante chatgesprekken, zodat ze snel op de hoogte zijn van de voortgang. Dit soort overzicht en toegankelijkheid is niet mogelijk met bijvoorbeeld een WhatsApp, en dat maakt onze huidige aanpak zeer effectief. Zodra iemand ziek is of vrij heeft, dan kunnen meerdere teamleden de lopende gesprekken zien en eventuele taken oppakken, waardoor continuïteit in het werkproces wordt gewaarborgd.”
Woub als verlengstuk op KYP en CHEPP
Bouw Totaal Emmeloord is klaar voor de veranderingen die de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) met zich meebrengt. Ze maken gebruik van het Woningborg Kwaliteitsborging Instrument (WKI). In dit kader hanteren ze tevens KYP Project, wat ook een onderdeel is vanuit WTT/WKI. De keuze voor het Woningborg Kwaliteitsborging Instrument verplicht Bouw Totaal Emmeloord indirect om met KYP Project te werken, aangezien dit door hen wordt voorgeschreven.
Voor het registreren en controleren van de bouwkwaliteit gebruiken ze CHEPP (onderdeel van het WKI). Bertrand: ”De planning van registratie- en bijwoonmomenten wordt beheerd in KYP Project, waarbij wij automatische meldingen ontvangen vanuit CHEPP op basis van de planning in KYP. Deze geïntegreerde aanpak waarborgt de kwaliteit van onze bouwprojecten.” Om ervoor te zorgen dat de buitendienst altijd op de hoogte is van de planning rondom de registratie en bijwoonmomenten, wordt het mogelijk gemaakt dat zij de inkijkversie in Woub kunnen bekijken.
Bouw Totaal Emmeloord heeft al drie pilotprojecten uitgevoerd om zich voor te bereiden op de nieuwe regelgeving. De samenwerking met Woningborg Toetsing en Toezicht is een belangrijk onderdeel van hun voorbereiding op de nieuwe Wkb. De intentieverklaring van Woningborg Toetsing en Toezicht geeft Bouw Totaal Emmeloord de zekerheid dat ze een kwaliteitsborger hebben zodra ze projecten draaien onder de nieuwe Wet kwaliteitsborging.
Bertrand benadrukt: ”Onze toewijding aan de Wet kwaliteitsborging gaat niet alleen om het voldoen aan de wet. Het gaat eveneens om de professionaliteit en kwaliteit van ons werk.’’ Bij Bouw Totaal Emmeloord kwamen ze er tijdens de pilotprojecten achter dat ze al veel zaken erg goed deden, zoals het vastleggen van foto’s en processen. Volgens Bertrand zijn dit standaard handelingen voor bouwbedrijven, ongeacht de Wet kwaliteitsborging. Dit is gewoon iets wat je moet doen om te kunnen excelleren in de bouw.
Enthousiasme bij Woub
Volgens Bertrand is de nauwe samenwerking en het enthousiasme waarmee Woub te werk gaat, hetgeen wat Bouw Totaal Emmeloord nog meer motiveert. ‘’Elke uitdaging wordt met opgewekte inzet aangepakt, er wordt snel gereageerd op onze vragen en niets blijft lang onbehandeld. Met het enthousiasme van jullie en in het bijzonder Mitchel, Klantsucces specialist bij Woub, hebben jullie ons hele team weten te inspireren en gemotiveerd. Mitchel heeft ons in het begin echt geholpen om de eerste stappen te zetten en vinger aan de pols gehouden om ons enthousiast te houden.’’ Daarbij is Bertrand trots dat iedereen binnen Bouw Totaal Emmeloord er dagelijks mee werkt en ze de meerwaarde van Woub inzien. aldus Bertrand zelf.
Ontdek gratis alle voordelen van Woub
Contact
Hulp en inspiratie
Apps
