BTS Bouwbedrijf

Een bouwbedrijf met 17 mensen en veel dagelijkse afstemming

BTS Bouwbedrijf werkt met 17 mensen aan verbouw- en interieurprojecten. Naast de medewerkers op de bouwplaats heeft het bedrijf onder meer een administratief medewerker, een tekenaar en collega’s voor werkvoorbereiding en calculatie. In de eigen werkplaats worden ook maatwerkkasten ontworpen en gemaakt.

Eigenaar Arkadiusz houdt zich bezig met het binnenhalen van opdrachten, de planning, projectbegeleiding en het contact met klanten en medewerkers.

Dat betekent dat hij de hele dag vragen krijgt. Een monteur heeft materiaal nodig, een opdrachtgever wil iets aanpassen of een collega op kantoor moet weten wat er tijdens een werkopname is afgesproken.

Vroeger verliep de communicatie onder andere via Microsoft Teams. Inmiddels heeft BTS ervoor gekozen de dagelijkse projectcommunicatie zoveel mogelijk via Woub te organiseren.

Het doel is duidelijk: minder informatie die verspreid raakt en meer overzicht voor iedereen die aan een project werkt.

Dat is ook het uitgangspunt bij het voorkomen van miscommunicatie in bouwprojecten: zorg dat betrokkenen dezelfde afspraken en projectinformatie kunnen terugvinden.

Niet elke vraag hoeft meer via de eigenaar te lopen

Voor ieder bouwproject maakt BTS een aparte projectomgeving aan in Woub. Daarin communiceren collega’s van kantoor, medewerkers op locatie en waar nodig ook opdrachtgevers.

Voor Arkadiusz is dat een groot verschil met communicatie die alleen in persoonlijke gesprekken terechtkomt.

Stel dat hij in een vergadering zit en een opdrachtgever stelt een vraag over een lopend project. Dan hoeft hij niet meer altijd degene te zijn die antwoord geeft.

Een collega die bij het project betrokken is, kan de vraag lezen en beantwoorden. Arkadiusz ziet later wat er is besproken en of de vraag al is afgehandeld.

Hij hoeft dus niet eerst berichten door te sturen, iemand afzonderlijk te bellen of te controleren of er al is gereageerd.

Dat is voor hem het grootste voordeel van de projectchat van Woub: informatie staat bij het project en kan door meerdere betrokkenen worden opgepakt.

Ook als iemand op vakantie gaat, blijft de informatie beschikbaar. Een andere collega kan teruglezen wat er speelt en de werkzaamheden overnemen.

Voor BTS betekent dit dat informatie niet meer uitsluitend afhankelijk is van de persoon die het gesprek heeft gevoerd.

Naar schatting 50 communicatiehandelingen per week minder

Een functie waar Arkadiusz bijzonder enthousiast over is, is bellen via Woub.

BTS gebruikt deze functie voor gesprekken met collega’s, medewerkers op locatie en opdrachtgevers. Ook tijdens werkopnames en besprekingen op locatie maakt Arkadiusz gebruik van de mogelijkheid om gesprekken vast te leggen.

Na afloop heeft hij een transcriptie en een samenvatting van wat er is besproken.

Voorheen moest hij na een gesprek regelmatig zelf een e-mail schrijven, afspraken opnieuw noteren of informatie doorsturen aan collega’s.

Nu kan hij de gespreksamenvatting gebruiken als uitgangspunt. Waar nodig maakt hij er ook taken van.

Tijdens het interview vraagt Floris hoeveel losse berichten, e-mails en andere handelingen dit ongeveer scheelt.

Arkadiusz schat dat op 50 handelingen per week.

Wanneer hij vervolgens inschat hoeveel tijd dat oplevert, komt hij uit op ongeveer één werkdag per week.

Dat zijn schattingen van Arkadiusz, geen onafhankelijk gemeten besparingen.

De waarde zit voor hem niet alleen in sneller werken, maar ook in het verminderen van herhaling. Wat tijdens een gesprek is besproken, hoeft niet telkens opnieuw aan andere betrokkenen te worden uitgelegd.

Gesprekken vastleggen voordat afspraken verloren gaan

Voor BTS zit de waarde van bellen niet alleen in het telefoongesprek zelf. Vooral wat er daarna met de informatie gebeurt, is belangrijk.

Bij verbouwingen en interieurprojecten worden regelmatig afspraken gemaakt over werkzaamheden, wijzigingen en aanvullende wensen van opdrachtgevers.

Die gesprekken vinden niet altijd achter een bureau plaats. Soms wordt een wijziging besproken tijdens een werkopname of terwijl Arkadiusz op locatie rondloopt.

Met Wouby AI kan hij gesprekken laten transcriberen en samenvatten. Daardoor heeft hij na afloop een overzicht van de besproken onderwerpen.

Dat helpt hem om afspraken te controleren en met de opdrachtgever te delen.

Waar hij vroeger na een bezoek eerst tijd moest vrijmaken om een e-mail of verslag te maken, kan hij nu een gespreksamenvatting gebruiken en deze doorsturen.

Ook bij meerwerk gebruikt BTS Woub om vast te leggen welke aanvullende werkzaamheden bij een project zijn gekomen.

Het doel is niet om alle administratieve verwerking naar Woub te verplaatsen, maar om de afspraken die eraan voorafgaan duidelijk beschikbaar te houden.

Zo wordt het makkelijker om later terug te zoeken wat er daadwerkelijk is besproken.

Ook opdrachtgevers merken het verschil

Arkadiusz vertelt tijdens het interview over een groot particulier project dat bijna was afgerond.

De opdrachtgever had eerder met verschillende bouwbedrijven samengewerkt. Volgens Arkadiusz gaf deze klant aan dat hij de communicatie via Woub prettig vond.

Vooral het feit dat alles binnen één projectchat stond, sprak de opdrachtgever aan.

Bij een verbouwing worden gedurende het project veel kleine beslissingen genomen. Er wordt iets gewijzigd, iemand stelt een vraag of er worden nieuwe werkzaamheden besproken.

Wanneer die informatie verspreid staat over losse e-mails, telefoontjes en berichten, kan het lastig zijn om achteraf terug te vinden wat precies is afgesproken.

Bij BTS kan de opdrachtgever terugkijken naar eerder gedeelde informatie.

Dat geeft volgens Arkadiusz meer transparantie. Niet alleen voor het bouwbedrijf, maar ook voor de klant.

En wanneer er toch een misverstand ontstaat, is beter terug te vinden wat er eerder is gecommuniceerd.

Taken, tekeningen en foto’s bij het juiste bouwproject

Naast bellen en chatten gebruikt BTS ook andere functies van Woub.

Wanneer er iets moet worden geregeld of ingekocht, maken medewerkers bijvoorbeeld een taak in Woub.

Bij aanvullende werkzaamheden kan informatie over het meerwerk in de projectchat worden gedeeld, zodat betrokkenen weten wat er is veranderd.

Ook documenten worden per project bewaard.

Aan het einde van het interview benadrukt Arkadiusz dat BTS foto’s, tekeningen en andere projectdocumenten in Woub opslaat. Zo kunnen medewerkers op locatie de informatie bekijken zonder daarvoor steeds een aparte documentenmap te hoeven opzoeken.

Daarnaast gebruikt BTS de app voor werkinstructies aan onderaannemers.

Arkadiusz noemt een situatie waarin hij een onderaannemer via Woub de adresgegevens en een duidelijke instructie voor de uit te voeren werkzaamheden stuurde.

Zo blijft niet alleen het gesprek, maar ook de bijbehorende informatie bij het juiste project staan.

Zelfs gereedschap registreren gebeurt via Woub

BTS bedenkt ook eigen toepassingen voor bestaande functies.

Zo heeft het bedrijf een werkwijze opgezet voor het registreren van gereedschap dat aan monteurs wordt meegegeven.

Daarvoor wordt een apart kanaal gebruikt met de naam van de medewerker. Met foto’s legt BTS vast welk gereedschap iemand heeft ontvangen.

Op die manier is de informatie later terug te vinden zonder afzonderlijke notities of mappen bij te houden.

Het is geen gespecialiseerde gereedschapsregistratiefunctie, maar een praktische manier waarop BTS de chat- en fotofuncties gebruikt voor zijn eigen organisatie.

Woub en 2Jours: ieder systeem doet waar het goed in is

BTS heeft bewust niet gekozen om de volledige bedrijfsvoering in Woub onder te brengen.

Het bouwbedrijf gebruikt 2Jours voor personeelsplanning, calculaties, projectbewaking, offertes en facturatie.

Die processen zijn binnen 2Jours met elkaar verbonden. Wanneer medewerkers op een project werken, wil BTS die informatie in hetzelfde administratieve systeem kunnen blijven verwerken.

Daarom heeft het bedrijf ervoor gekozen de planning en financiële administratie in 2Jours te houden.

Woub heeft een andere rol: de dagelijkse communicatie rondom die projecten organiseren.

Om beide systemen herkenbaar naast elkaar te gebruiken, hanteert BTS dezelfde projectnummers in Woub en 2Jours.

Zo kunnen medewerkers eenvoudig zien welke projectcommunicatie bij welk project in de administratie hoort.

BTS beschrijft dit als twee systemen die naast elkaar werken. Uit het interview blijkt niet dat het bedrijf hiervoor een automatische koppeling gebruikt.

Arkadiusz ziet ook geen voordeel in het verplaatsen van de personeelsplanning naar Woub wanneer dat betekent dat zijn team gegevens opnieuw moet overzetten naar 2Jours.

Dat zou volgens hem juist dubbel werk veroorzaken.

De keuze van BTS is daarom praktisch: behoud bestaande software voor de administratieve processen en gebruik Woub voor gesprekken, afspraken en samenwerking.

Meer weten over deze combinatie? Lees hoe je Woub naast je bestaande calculatiesoftware gebruikt.

Het resultaat: meer overzicht en minder afhankelijkheid van één persoon

Wanneer Arkadiusz zijn ervaring met Woub samenvat, draait het vooral om duidelijkheid.

Collega’s kunnen beter volgen wat er binnen projecten gebeurt. Een vraag hoeft niet altijd via de eigenaar te lopen en afspraken zijn eenvoudiger terug te vinden.

Ook de overdracht tijdens vakanties of afwezigheid wordt gemakkelijker.

Daar komt de tijdwinst bij die Arkadiusz zelf inschat op ongeveer 50 handelingen en één werkdag per week.

BTS blijft ondertussen zijn bestaande software gebruiken voor de processen waarvoor die is ingericht.

Zo ontstaat een duidelijke taakverdeling: 2Jours voor planning en administratie, Woub voor projectcommunicatie en het vastleggen van dagelijkse afspraken.

De belangrijkste verandering voor BTS is dat informatie niet meer uitsluitend bij de persoon zit die het gesprek heeft gevoerd. Collega’s kunnen meelezen, vragen beantwoorden en verder werken met dezelfde projectinformatie.

Veelgestelde vragen over BTS Bouwbedrijf en Woub

Hoeveel tijd bespaart BTS Bouwbedrijf met Woub?

Eigenaar Arkadiusz schat dat BTS ongeveer 50 losse communicatiehandelingen en één werkdag per week bespaart. De besparing komt volgens hem vooral door centrale projectcommunicatie, bellen via Woub en het gebruik van gespreksamenvattingen. De cijfers zijn klantinschattingen en niet onafhankelijk gemeten.

Gebruikt BTS Woub naast 2Jours?

Ja. BTS gebruikt 2Jours voor personeelsplanning, calculaties, projectbewaking, offertes en facturatie. Woub wordt gebruikt voor dagelijkse projectcommunicatie, gesprekken, taken en projectdocumenten. Het bedrijf gebruikt dezelfde projectnummers in beide systemen.

Waarom gebruikt BTS Woub in plaats van Microsoft Teams?

BTS gebruikte voorheen onder andere Microsoft Teams. Arkadiusz geeft aan dat Woub voor zijn bedrijf vooral handig is doordat projectgesprekken, taken en informatie centraal beschikbaar zijn voor de betrokken collega’s. Hij is ook enthousiast over de gespreksamenvattingen na gesprekken.

Hoe zorgt BTS dat medewerkers Woub daadwerkelijk gebruiken?

Nieuwe medewerkers krijgen vanaf hun eerste werkdag uitgelegd dat BTS via Woub communiceert. Bij bestaande medewerkers kost de verandering meer tijd. Arkadiusz wil uiteindelijk dat projectvragen zoveel mogelijk binnen Woub worden gesteld, zodat afspraken en informatie voor collega’s beschikbaar blijven.

Meer bouwbedrijven die Woub naast bestaande software gebruiken

Ook Heldoorn BV gebruikt 2Jours naast Woub. Lees hoe dit bedrijf projectinformatie toegankelijk houdt voor medewerkers en voorkomt dat alle communicatie via de eigenaar moet lopen.

Ook minder tijd kwijt aan projectcommunicatie?

Werk je met collega’s op kantoor, medewerkers op de bouwplaats en verschillende opdrachtgevers? Met Woub houd je projectgesprekken, afspraken, taken, foto’s en documenten bij elkaar.

Je hoeft daarvoor niet je volledige bedrijfssoftware te vervangen.

Probeer Woub 14 dagen gratis.