Beentjes Hekwerk & Toegangstechniek: “Dankzij Woub hebben we een beter bedrijfsresultaat”

Beentjes Hekwerk & Toegangstechniek  produceert hoogwaardige, exclusieve toegangspoorten, voornamelijk voor vermogende particulieren. De communicatie over projecten – intern, maar ook met klanten en andere betrokken partijen zoals de architect en elektricien – verliep lange tijd vooral via WhatsApp. Dat werkte alleen niet optimaal. Er werd immers ook vaak gebeld en gemaild en informatie uit die contacten kwam nooit op één centrale plek terecht. Daardoor ontstonden verstoringen in de communicatie. Dat kostte tijd en leidde soms tot fouten. 

Tools: Exact Online (Facturen) – ENK Software
Organisatie: 8 medewerkers
Projecten: Installatietechniek Hekwerken 
Woub pakket: Standaard

Via een online zoektocht kwam eigenaar Barry Beentjes bij Woub terecht. Nu wordt het bedrijf  bedolven onder de complimenten van klanten over de zeer professionele aanpak en open wijze van communicatie. “We hebben een beter bedrijfsresultaat, verbeteren continu en zijn geen tijd meer kwijt aan het beantwoorden van duizend-en-een vragen, omdat alle informatie altijd voor iedereen beschikbaar is.”

Beentjes Hekwerk & Toegangstechniek werkte al met een ERP pakket van ENK software. Dat bevalt prima, maar zo’n pakket levert de software om al je processen aan elkaar te knopen. Het is, vertelt Barry, niet geschikt voor de projectcommunicatie met elkaar en met de klant.

“Dus wat deden wij,’ vervolgt Barry, “we maakten voor elk project een WhatsApp-groep aan.” Echt goed werkte dat alleen niet.

Elke avond bellen en appen

“Ik ben in het begin altijd het eerste aanspreekpunt voor de klant, maar als het project gaat lopen draag ik het over aan de werkvoorbereider en tekenaar en daarna aan de monteurs. Klanten kwamen met hun vragen echter toch steeds weer naar mij.”

“Dus zat ik ’s avonds vaak nog te bellen of te appen. En kwam het ook voor dat ik de afspraken die ik maakte met de klant vergat in die appgroep te zetten. Dan wilde de klant bijvoorbeeld overleggen over de kleur en werd het na ons gesprek toch donkergrijs in plaats van zwart, maar vergat ik dat ergens centraal door te geven. En dan werd er dus toch een zwarte poort geleverd in plaats van donkergrijs…. Natuurlijk deden wij er vervolgens alles aan onze fout zo snel mogelijk te herstellen, maar we baalden er enorm van.”

Van scepsis naar volledig overtuigd

“Ik wist dat het anders moest kunnen en ben online gaan zoeken naar apps of software voor projectcommunicatie. Hoe zou ik alles nou knap kunnen structureren? Zo kwam ik bij Woub terecht. Mijn team reageerde wel even sceptisch: ‘We hebben Exact online voor de facturen. En ENK als ERP pakket. Moet dat nou, nog meer software? Moeilijk man!’. Maar ik zag het voordeel, zetten door en nu is iedereen volledig overtuigd.”

Complimenten van klanten

“We maken elk project nu aan in Woub en hebben daarin een interne chat met het hele team én een externe chat met de klant. Alles zetten we erin: de tekeningen, algemene voorwaarden, de bekabelingsvoorschriften voor de elektricien, reinigingsvoorschriften. Het scheelt zoveel vragen! Iedereen kan hier alle informatie vinden die hij nodig heeft.”

“We houden elkaar en de klant ook continu op de hoogte. Dan loop ik door de werkplaats en zie ik dat de funderingsplaat binnen is voor een project. Hop, foto in Woub en het team en de klant zijn op de hoogte. ‘Het staal voor uw poort is binnen, groeten van Barry’. ‘Uw toegangspoort staat op de vrachtwagen, morgen transport en montage.’ Ik krijg ook nooit meer vragen over facturen. Klanten zien hoe het gaat, zijn altijd op de hoogte, zijn betrokken bij het proces.”

“Vorige week nog zei een klant: ‘Wat hebben jullie dat goed voor elkaar, wat een professionele aanpak! Ik heb er nu al zoveel vertrouwen in, dat je het zo aanpakt.’ We staan dan gewoon al met 6-0 voor.”

Nooit meer iets vergeten

“De checklists in Woub zijn ook fantastisch. Voor elke fase van het proces hebben we zo’n checklist. Bijvoorbeeld voor de opname. Komt de kabel links uit de grond of rechts? Hoe zwaar wordt de poort, en wat voor vrachtwagen hebben we dan nodig? Voorheen kreeg ik vragen hierover altijd tussendoor en werd ik continu gebeld. Nu staat het allemaal in Woub en heeft iedereen de juiste informatie altijd bij de hand.”

Continu verbeteren

“Aan de hand van de checklists verbeteren wij ook continu onze processen en bouwkwaliteit. Elke week zitten we bij elkaar om te evalueren. Gisteren nog, was een voetplaat verkeerd om op een poortpaal gelast. Samen bekijken we dan hoe dat kon gebeuren. Op de plek waar het misging weten we dan: daar maken we een extra regeltje aan in de checklist, zodat we dit niet meer vergeten. We halen op deze manier steeds meer communicatieverwarring en fouten uit het proces. Ons foutenpercentage is echt enorm afgenomen.”

Beter bedrijfsresultaat

“Dus wij zijn wel overtuigd van de voordelen van Woub. Ik krijg niet constant dezelfde vragen tussendoor, want iedereen kan alle informatie altijd op één plek vinden. We hebben nu een beter bedrijfsresultaat, meer rust op de werkvloer en klanten zijn van begin tot eind betrokken en zeer te spreken over onze aanpak. Het is gewoon simpelweg revolutionair. Ja, dat abonnement van Woub betalen we graag ☺.”