Van chaos naar overzicht? Werkvoorbereider/ planner Roland Balk vertelt hoe hij dat deed

Roland Balk is werkvoorbereider en planner bij voegersbedrijf Karel Kamp BV. Het bedrijf gaat lekker en zit tot over zijn oren in het werk. Tot voor kort zou dat tot complete chaos hebben geleid met continu rinkelende telefoons, ontplofte mailboxen en een niet aflatende stroom problemen en onduidelijkheden. Maar Roland heeft tijd voor dit interview en tijdens ons gesprek rinkelt geen enkele keer de telefoon. De reden: Karel Kamp werkt met Woub. “Ik heb nu overzicht, er zijn geen ergernissen meer en iedereen weet wat hij moet doen.” Roland vertelt hier over hoe Woub voor hem, maar ook voor zijn 14 collega’s op de werkvloer, 4 man op kantoor en voor zijn onderaannemers werkt. 

Tools: Twinfield (Boekhouding) – WeFact (Facturatie) – Perfectview (CRM)
Organisatie: 18 medewerkers
Projecten: Renovatie van gevels, dak en kozijnen
Woub pakket: Pro

Het is bepaald geen makkelijke tak van sport, werkvoorbereider en planner zijn bij een voegersbedrijf. “Ons werk is erg afhankelijk van het weer en er is vaak sprake van meerwerk. Zo’n planning verandert daardoor continu. Het is dus nog steeds wel heftig hoor, af en toe. Maar zoals het vóór Woub was, dat was niet meer te doen. Het was een chaos.”

Aan het woord is Roland Balk, al 18 jaar werkzaam bij Karel Kamp en sinds twee jaar werkvoorbereider en planner. Alles een beetje regelen om het in goede banen te leiden, dat vindt hij het leukst aan zijn werk. Hectisch is het wel. Met standaard zo’n 20 lopende projecten is er altijd een stroom aan informatie en zijn er continu mensen met vragen of problemen. Je moet dus handvatten hebben om dat goed te begeleiden en voor Roland is dat Woub.

Superkorte lijnen

Karel Kamp startte ongeveer een jaar geleden met Woub. Heel kleinschalig in het begin, met alleen de communicatiefunctie. Later kwamen daar de urenregistratie en automatische nacalculatie bij.

”Die communicatiefunctie is eigenlijk een soort WhatsApp, het werkt hetzelfde. Alleen heb je nu dus al die gesprekken op één plek en hang je ze aan projecten. Doordat onze onderaannemers ook allemaal in Woub zitten kunnen we nu heel snel communiceren. Iedereen weet wat er speelt, we hebben superkorte lijnen.”

Overal adequaat op inspelen

“Vroeger werd bijvoorbeeld iemand gebeld met een vraag of probleem en dan hoorde niet iedereen ervan. Dat leidde tot veel zoekwerk en tijdverlies. Nu kijk je in Woub en weet je alles. Welke problemen speelden, welke oplossingen er kwamen en wie je waarvoor moet hebben.”

“Als ik nu een vraag krijg van een klant en ik weet niet meteen het antwoord, zet ik het in Woub en wordt het, zichtbaar voor iedereen, opgelost. Als de jongens op een project iets onvoorziens tegenkomen, maken ze nu een foto en zetten dat in Woub. Ik kan dan meteen de klant bellen voor overleg. Als ik een mail krijg waar meer mensen vanaf moeten weten, kopieer ik die mail eenvoudig naar Woub, zodat degenen die daarbij betrokken zijn dat meteen lezen. We kunnen overal dus heel adequaat op inspelen. Voordat de klant het met Jantje kan hebben over een mail of belletje, weet Jantje het al. Dat komt ook heel professioneel over.”

Geen miscommunicatie meer

“Wat ook simpel werkt en enorm handig is, zijn de projectlijstjes. Die kun je zelf inrichten op basis van de projectfasen die je hebt. Voor elke discipline is er een eigen lijst. De timmerman ziet dus precies wat hij moet timmeren en kan ook de taken afvinken die klaar zijn.” 

“Wat ook simpel werkt en enorm handig is zijn de projectlijstjes. Die kun je zelf inrichten op basis van Die lijstjes komen overeen met de taken in de offerte, dus als er iets afwijkt weet iedereen dat meteen. Stel de klant vraagt om vier deuren te schilderen, maar in de lijst van de schilder staan er maar drie, dan zet de schilder dat in Woub, zodat wij met de klant kunnen bellen voor overleg. Zo ook bij meerwerk. Even een foto maken, de vraag stellen in Woub en we pakken het op. Er is geen miscommunicatie meer.”

Leuker samenwerken

”Samenwerken gaat ook beter en leuker. De timmerman en schilder werken bijvoorbeeld na elkaar. Doordat de timmerman continu in Woub zet hoe ver hij is, kan de schilder zien: ‘Hij is bijna klaar, ik kan de klus gaan doen.’ Vroeger moest ik mensen soms wel tien keer nabellen om erachter te komen hoe ver ze waren op de klus, nu zie ik het in één oogopslag in Woub. Het is zo overzichtelijk nu!”

Veel trots 

Karel Kamp doet sinds kort ook de urenregistratie in Woub. “Normaal kregen alle mannen een werkgeverswerkbrief mee, waarop ze aan het eind van de week moesten invullen hoeveel uur ze hadden gewerkt en wat ze hadden gedaan. Dat werd dan vervolgens op kantoor ingeleverd, nagecalculeerd, opgeteld en gecontroleerd. Heel veel werk natuurlijk. Nu vullen de mannen het aan het eind van elke dag in Woub in, gewoon op hun mobiel. Het mooie is, ze vinden het heel leuk om te doen. Ze kunnen alles wat ze hebben gedaan specifiek invullen, maken zo de dag rond, het werk is dan weer af. Ze plaatsen ook regelmatig een foto in Woub: ‘Kijk eens wat ik gemaakt heb!’”

Meer lol

Waar ik vervolgens ook veel lol in heb is de automatische nacalculatie. Als ik in Woub een project aanmaak vul ik ook altijd voor mijn eigen administratie het offertebedrag in. Vervolgens gaan de jongens hun uren en materiaal invoeren en zie je dus steeds die euro’s eraf gaan. Aan het eind van het project blijft er dan een rood of groen getal over. Dat inzicht had ik eerder niet zo helder en het is leuk om dan te gaan uitdokteren hoe je zo’n project nog beter kan laten draaien. Dat is echt een beetje een sport aan het worden.”

Nooit meer zonder Woub dus voor Ronald? “Inderdaad. Het scheelt zoveel tijd en ergernis. Er gebeurt nu iets, je zet het in Woub en hop, je kan weer verder.”