Brouwers Groenprojecten: “Woub werkt net zo makkelijk als WhatsApp”

Hans Brouwers van Brouwers Groenprojecten (ploeg van 25 medewerkers) probeerde al van alles uit om compleet overzicht te krijgen op projecten. De tools die hij probeerde waren echter nooit écht gebruiksvriendelijk. Tot hij Woub vond. “Al die apps hebben toeters en bellen die je niet nodig hebt. Ballast. Maar mijn medewerkers zijn mensen die buiten werken met de handen. Zij zijn niet gewend om in een bureauomgeving te werken. Ze zijn niet voor niks buiten gaan werken. Ik zocht een zo simpel mogelijke manier om met elkaar te communiceren en uren te registreren. Woub is die manier. Gevoelsmatig is het als WhatsApp. Daardoor raakt het heel snel vertrouwd. De eenvoud is de kracht van Woub. We hebben nu overzicht en besparen veel tijd.”

Organisatie: 25 medewerkers
Projecten: Onderhoud groenprojecten – Hovenier
Woub pakket: Pro

Hans Brouwers begon zo’n 23 jaar geleden met zijn groenvoorzieningsbedrijf. Hij heeft 15 vaste medewerkers en een groep van 10 externen die hij inschakelt op projecten. Brouwers Groenprojecten werkt vooral voor zakelijke opdrachtgevers. Zorgorganisaties, waterschappen, gemeentes. De laatste jaren wordt die samenwerking innovatiever. Door nieuwe contractvormen wordt er meer aanspraak gedaan op de expertise van Brouwers en zijn collega’s. Zo doet het bedrijf nu een pilot met elektrische robotmaaiers op een terrein waar zonnepanelen zijn geplaatst, om op die manier de CO2-uitstoot te verminderen.

Andere tools onnodig ingewikkeld

Brouwers was al langer op zoek naar een tool om beter overzicht te krijgen op projecten. Alles werd binnen het bedrijf op verschillende manieren met elkaar gedeeld. Per werk, per klant, per project. En dat gebeurde dan in Excel, via werkbriefjes, in WhatsApp. Het schoot eigenlijk alle kanten op. Tools die hij probeerde, sloten alleen nooit echt aan op wat hij zocht. Er zaten toch altijd weer functies in die hij niet nodig had. Dat maakte het onnodig ingewikkeld, ook voor de mannen buiten.

Woub in gebruik nemen ging heel soepel

En toen kwam Hans via een online zoektocht bij Woub terecht. “Ik heb de mannen van Woub uitgenodigd en we zijn gewoon begonnen. Eerst met wat proeven, dat beviel meteen goed, daarna voor iedereen. Woub in gebruik nemen ging zo soepel! Gevoelsmatig is het als WhatsApp. Daardoor raakt het snel vertrouwd. Ik wilde al zo lang deze slag maken. Het praktisch maken. Dat is met Woub gelukt.”

Allemaal altijd dezelfde informatie

“We beschikken nu op projecten allemaal altijd over dezelfde documenten en informatie. Voor de mannen buiten staat de juiste contactpersoon in beeld en wie ze moeten bellen. Dat geeft mij ook rust. En op de adresgegevens kunnen ze klikken en dan meteen navigeren naar het adres. Ze hoeven nooit meer aparte navigatiesystemen in te voeren.”

“Iedereen die betrokken is bij het project is dus op de hoogte en kan ook zien wat er de vorige keer op dat project is gebeurd. Iedereen kan ook altijd, op elk moment van de dag, bij die informatie om het na te lezen en via de chat mededelingen, kennis of info delen. Bijvoorbeeld: ‘Let op, neem die-en-die planten mee die geplant moeten worden, daar zijn we de vorige keer niet meer aan toe gekomen.’

Compleet overzicht, op afstand

“Die rechtstreekse communicatie met elkaar scheelt heel veel; tijd, gedoe, nabellen, zoeken. Als je nog een tekeningentje mist, zet je die vraag in de chat en hop, je krijgt je antwoord en de missende tekening. Heb je ter plekke op een project een vraag? Je maakt een foto, hop, deelt die op Woub met de vraag ‘Wat bedoel je hier wel of niet mee?’ en je krijgt direct antwoord.”

“Ik kan zelf ook op elk moment van de dag op kantoor of waar dan ook, terugkijken wat is er gebeurd, wat niet, hoeveel plantjes ze hebben gezet, of er bijzondere dingen of afwijkingen zijn. Dat is ook een grote kracht van Woub. Ik heb op afstand veel beter overzicht van wat er gebeurt.”

Per week 2 dagen minder administratief werk

“Uren invullen gaat nu ook heel makkelijk en snel. Het kost de mannen net zoveel moeite als een berichtje sturen naar een vriend of vriendin. En ze kunnen het op elk moment van de dag doen, waar ze ook zijn. Op kantoor scheelt dat ook tijd. Ik denk dat het wel 2 dagen per week minder werk is. Alles staat er immers meteen in en we hoeven nergens achteraan.”

Betere service naar opdrachtgevers

“Woub zorgt dus voor compleet overzicht, uniformiteit in werkprocessen en tijdwinst, maar ook betere service naar opdrachtgevers. Als een opdrachtgever vraagt: ‘Wanneer hebben jullie onderhoud gepleegd?’ kan ik in Woub meteen terugzien wanneer dat was en hoeveel uur we eraan werkten.”

“Of als een opdrachtgever een foto stuurt: ‘Hans, er is hier een boom schuingewaaid, kunnen jullie die recht zetten?’, dan zet ik dat gelijk in Woub met het adres erbij, de mannen navigeren meteen naar die boom en kunnen dat klusje doen. Zij zetten weer een foto in Woub van de rechtgezette boom, vullen de materialen in die ze gebruikten, de uren en hop, de administratie is weer klaar.”

Vriendelijk geprijsd

“Ik ben dus heel blij met Woub, dat is duidelijk. En het is ook nog eens prijsvriendelijk. Wat ik zocht, heb ik gevonden.”

Ontdek gratis alle voordelen van Woub