“Projecten plannen met Woub: “Doordat het automatisch gaat, boeken we veel tijdwinst”

Ruim 7 jaar geleden startte Ruben van der Vlis zijn eigen bedrijf. Inmiddels heeft hij 60 medewerkers in dienst en lopen er dagelijks zo’n 90 man op zijn projecten. RSV Telecom legt glasvezelkabels aan in de grond en installeert kabels in woningen. Tot voor kort ging het plannen van projecten via Excel en WhatsApp. Dat kostte alleen wel veel tijd. Iedere ochtend moesten alle documenten en tekeningen via WhatsApp worden gedeeld met de medewerkers. In de loop van de dag kwamen dan de foto’s van de opleveringen terug, die op kantoor in mapjes moesten worden geschoven. Toen ontdekte Ruben de personeelsplanning van Woub. Nu gaat alles automatisch.

Organisatie: 60 medewerkers
Projecten: Aanleggen van glasvezelkabels in de grond – Installeert kabels in woningen 
Woub pakket: Pro

Ruben zocht eerder al wel eens naar een tool die voor zijn bedrijf zou kunnen werken. Hij vond alleen nooit iets wat echt bij zijn bedrijf past. Tot Woub met een nieuwe functionaliteit kwam: de personeelsplanning. “Toen dacht ik, hier kan ik echt iets mee. Dit past bij ons en bij onze manier van werken. Die manier van werken is namelijk heel ad hoc, snel en met veel dingen tegelijkertijd. We draaien per jaar wel 600 projecten en hebben niet, zoals in de bouw, 10.000 manuren op 1 project. Wij hebben een gemiddelde van misschien 40 uur op 1 project.”

Alles automatisch

Op Wat Ruben dus niet wilde is dat de werkvoorbereiders en uitvoerder elke keer als ze een project aanmaken, alle medewerkers voor een voor een moeten koppelen. Ook omdat er nog wel eens wordt geschoven met de planning. Met Woub hoeft dat niet. 

Op kantoor maken de werkvoorbereiders de projectdossiers en zodra de uitvoerder het projectdossier plant, worden automatisch alle medewerkers voor dat project toegevoegd. Zij zien in de app van Woub het project verschijnen, hebben het volledige projectdossier met alle informatie en tekeningen tot hun beschikking, kunnen met elkaar chatten bij vragen en opmerkingen en delen ook hier de foto’s van de oplevering als het werk klaar is. Daarna verlaten ze het project weer.

Tijdwinst en betere service

“Doordat alles automatisch gaat, boeken we veel tijdwinst. De planner drukt op de knop en meteen weten de mannen waar ze naartoe moeten en wat ze mee moeten nemen. En de uitvoerder weet waar alle mannen zijn. Is een project afgerond, dan kunnen we dingen die echt belangrijk zijn vastzetten. Zodat, als er weer een keer een monteur naar die locatie gaat, belangrijke informatie meteen zichtbaar is.”

“Ook een groot voordeel: we hebben nu alles op 1 plek. Alle foto’s, alle informatie. We kunnen daardoor ook met 1 druk op de knop een uitdraai maken van de werkgeschiedenis van een week, maand of jaar geleden. Dat is heel fijn, omdat opdrachtgevers daar nog wel eens om vragen. Wij kunnen nu op elke vraag over wat er wanneer is gebeurd op een project snel, duidelijk en heel precies antwoord geven, zonder daar eindeloos voor te hoeven zoeken en duizend keer te moeten klikken. De service naar klanten is daardoor makkelijker en beter.”

Nog veel meer mogelijk

“Ik ben dus heel blij met Woub en de mannen vinden het fijn dat ze niet meer de hele tijd in WhatsApp hoeven te kijken. En we kunnen met Woub ook nog meer gaan doen, zoals onze uren-administratie. Dit is voor ons nu de eerste stap, vanuit daar gaan we verder.”