Niet meer handelen uit paniek. Dat geeft zoveel rust.
Tendenza Design is een toonaangevend bedrijf bestaande uit een vaste groep van 5 vakmensen die voornamelijk werken aan woningen in het hogere segment. Met een showroom als ontmoetingsplek voor klanten, streven ze bij Tendenza Design naar perfectie in wanden en vloeren. Laurens Tol, de oprichter, begon zijn reis in de stukadoorsbranche en ontdekte al snel de artistieke mogelijkheden die voorbij de traditionele grenzen gingen. Wat begon met het aanbrengen van betonlooks in badkamers en vloerontwerpen, groeide uit tot het verfijnen van complete interieurs. Klantcontact staat bij Tendenza Design aan de basis voor het realiseren van de perfecte wand, vloer of gehele interieur. Met de toenemende omvang van projecten werd voor Laurens duidelijk dat centralisatie en professionalisering van de communicatie essentieel waren om het hoogst haalbare niveau van vakmanschap te bereiken.
Tools naast Woub: Teamleader
Organisatie: 5 medewerkers en ZZP’ers op oproep
Projecten: wanden, vloeren en volledige interieurs
100 ballen tegelijkertijd hooghouden
Zodra er bij Tendenza Design een klant binnenkwam en daadwerkelijk een opdracht werd, ging de communicatie via allerlei verschillende kanalen. Laurens: ‘’Het werd aan mij overgedragen en dan kreeg ik Whatsappjes, smsjes, werd ik continu gebeld en leek het alsof ik 100 ballen tegelijkertijd moest hooghouden. We wisten dat, zodra er iets besproken werd met de klanten, de communicatie voor iedereen duidelijk moest zijn. Geen losse eindjes meer. We merkten dat klanten het een tegen mijn collega zeiden en het ander tegen mij. Dan ga je je toch afvragen wie er gelijk heeft. Dat kon toen gewoon echt niet meer.’’ Zodra mensen buiten Woub communiceren verwijst Tendenza Design ze weer terug naar Woub, want daar is het voor iedereen inzichtelijk wat er besproken is.
Klantcontact puur en alleen via Woub
Wat voor Laurens heel belangrijk was is dat er meer draagvlak werd gecreëerd binnen Tendenza Design omtrent de communicatie richting de klant. Laurens: ‘’Klanten verwachten steeds meer inzicht in wat is afgesproken en of het ook daadwerkelijk wordt gedaan. Ik geef ze geen ongelijk. Ik wilde Woub dan ook echt hebben om onze klanten mee te nemen in het hele traject. Een mooie verzamelplek waar alle afspraken in staan.’’ Laurens zijn streven was ook wel dat de communicatie niet meer via allerlei kanalen zou lopen en dat er transparant werd gecommuniceerd.
‘’Het fijne van Woub is dat ik niet meer de enige ben in het bedrijf via wie de communicatie moet lopen. Alle chats zijn voor iedereen inzichtelijk en zo weten de jongens wat er moet gebeuren. Ik ben dan wel de eigenaar, maar ook ik wil lekker bezig zijn met de projecten en mooie dingen maken.’’ Voor Laurens is het werken met Woub een grote geruststelling: ‘’Ik heb daardoor mega veel rust in mijn werk, maar vooral in mijn hoofd gekregen. Ik heb niet meer het idee dat ik continu aan moet staan.’’
Een maand onbezorgd op vakantie, zonder dat de boel ontploft!
Woub zorgt er nu voor dat de communicatie niet alleen maar via Laurens hoeft te lopen. Een maand onbezonnen op vakantie is zijn uitgangspunt en dat kan hij nu ook! ‘’Mijn uitgangspunt is dat ik een maand op vakantie moet kunnen zonder dat de boel ontploft binnen Tendenza Design. Ik kan nu wel zeggen dat dit zeker kan en ik het ook kan loslaten. Uiteraard hou ik altijd een oogje in het zeil, maar het werkt nu allemaal vanzelf. De werkvloer blijft gewoon doorwerken.’’
Over waarom hij nu onbezorgd op vakantie kan vertelt Laurens het volgende: ‘’In Woub heb ik een duidelijk overzicht van de projecten en wat daar allemaal gebeurt zonder dat ik honderden telefoontjes of WhatsAppjes krijg. Ik zie aan de chats, de checklists en de foto’s hoe het gaat en kan snel met ze schakelen, zonder er fysiek bij te zijn.’’
Een stukje regelgeving: Wet kwaliteitsborging
Een stukje regelgeving, de Wet kwaliteitsborging, was ook een reden voor Tendenza Design om met Woub te gaan werken. Laurens: ‘’We maken heel veel vloeren en moeten vastleggen waar scheurvormingen zijn voordat onze vloer eroverheen gaat. We rapporteren dit allemaal in Woub en kunnen over 5 jaar nog steeds laten zien wat wij hersteld hebben. We staan nu veel sterker in ons recht, mocht er een geschil ontstaan.’’
Woub als verlengstuk op Teamleader
Tendenza gebruikt Teamleader voor de offertes en facturen. Zodra de offerte akkoord is in Teamleader, dan komt Woub om de hoek kijken. Jerry, Adviseur bij Tendenza Design, zorgt dat de projecten netjes gevuld zijn en de opdrachtgevers een inlog ontvangen. Laurens: ‘’De chat is waar het allemaal gebeurt. We instrueren de opdrachtgevers waar de chat voor dient. Het is natuurlijk die de bedoeling dat er voor elk wissewasje een chat wordt gestuurd.’’ Voor Tendenza Design is het fijn dat ze nu gezamenlijk kunnen anticiperen op vragen vanuit de klant.
In de bouwketen zie ik bouwbedrijven geregeld stukgaan op communicatie.
Ga eens in gesprek met Woub
Laurens komt geregeld in de bouwketen en ziet daar bedrijven stukgaan op communicatie. ‘’Het zijn vooral de verwachtingen die ze van elkaar hebben die niet waargemaakt kunnen worden. Er zijn dan ook veel irritaties. Ook zie ik veel bedrijven die mensen in dienst hebben om de communicatie bij elkaar te sprokkelen. Ik loop er dan lachend rond en zeg: open je ogen en ga eens in gesprek met Woub. Dit kan namelijk veel simpeler.’’
Als laatste vroegen wij nog waar Laurens het meest trots op is: ‘’Ik ben er trots op dat er geen open eindjes meer zijn, alles gestroomlijnd kan worden doorgevoerd en er niks meer wordt vergeten. Communicatie is key!’’
Ontdek gratis alle voordelen van Woub
Contact
Oplossingen
Hulp en inspiratie
Apps
