Projectinformatie altijd voor iedereen beschikbaar? “Stop met ploeteren, kies voor Woub”

Via LinkedIn zag Frederik Heldoorn van Heldoorn Restauraties & Gevelwerken een advertentie van Woub. ’Dit zou wel eens precies kunnen zijn wat ik zoek’, dacht hij. Hij maakte een gratis proefaccount aan en in minder dan een week was hij om. “Ik merkte direct: hier is gekeken naar wat echt goed werkt voor de mensen op de werkvloer. Het is simpel en doeltreffend, alle informatie over een project staat altijd op één plek en iedereen kan er altijd bij.”

Tools: 2Jours
Organisatie: 8 medewerkers
Projecten: Restauratie en renovatie van gevels (ERM gecertificeerd)

Frederik staat op een boerderij als we hem spreken voor dit interview. Tussen de geitjes om precies te zijn. Samen met zijn team restaureert hij de gevels van het 160 jaar oude pand. Zijn restauratie en gevelbedrijf is gespecialiseerd in restauratie van monumenten, kerken, landgoederen en andere oude gebouwen. Zo werkte zijn team ook ruim anderhalf jaar aan de restauratie van een grote kerktoren in Kampen. “Het is een eer om aan zulke projecten te werken”, vertelt hij trots. “En”, glimlachend, ”als je helemaal bovenop zo’n toren staat, kan je kiekjes maken die een ander niet snel heeft.”

150 tot 200 projecten per jaar

Frederik richtte het bedrijf in 2004 op en kreeg er na een jaar een zakenpartner bij. Samen hebben ze vier mensen in dienst en doen ze per jaar zo’n 150 tot 200 projecten. Vaak lopen er gemiddeld 7 of 8 projecten tegelijk.

Als er een nieuwe aanvraag binnenkwam, maakte Frederik altijd zelf een schema om de werkzaamheden van aanvraag tot uitvoering bij te houden. Voor hem werkte dat op kantoor op zich prima, maar zodra het project in uitvoering ging, was de informatie en communicatie al snel totaal versnipperd. Een WhatsApp’je met een foto hier, een mailtje of telefoontje daar. En dan zat Frederik dus ’s avonds en in het weekend al die informatie, documenten en foto’s toe te voegen aan zijn mappenstructuur op kantoor om alles maar bij elkaar te houden…

Software die simpel in elkaar steekt

“Op die manier zorgde ik ervoor dat alle informatie altijd voorhanden was, maar dat kostte tijd en ik moest elke keer degene zijn die iets ging delen. Zoals foto’s via WhatsApp of via de mail, zowel naar de jongens op het project als naar de klant. Tot je op een punt komt dat je denkt: wat ben ik eigenlijk aan het doen? Zo kwam het dat ik op zoek ging naar software die simpel in elkaar steekt.”

Echt voor de jongens op de werkvloer

“Tijdens mijn zoektocht kwam ik Woub tegen op LinkedIn en ik heb direct een gratis account aangemaakt. Daarmee krijg je alle tools die je normaal ook hebt bij de betaalde versie, dus je kan goed zien wat de mogelijkheden zijn. Ik ben zelf wel aardig thuis op de computer, maar de jongens op de werkvloer vinden het niet leuk. Ik zocht dus echt iets simpels.”

”Eerder had ik al contact met een ander bedrijf, maar dat zat veel te ingewikkeld in elkaar. Dat kan dan voor mezelf wel werken, maar ik wil juist dat het voor de jongens ook goed werkt en dat zij eigenaar kunnen worden van projecten en zelf dingen gaan delen. Bij Woub had ik direct het gevoel: hier is júist gekeken naar de mensen op de werkvloer. Dat sprak mij meteen enorm aan.”

Met een klik

“Na minder dan een week wist ik: dit gaat zo mooi, dit ga ik inzetten. Lorenzo belde mij ook op om zijn hulp aan te bieden. Het klikte meteen goed. Hij heeft mij op weg geholpen met de mappenstructuur, zodat je weet hoe je dingen het beste kan doen. Maar heel eerlijk gezegd wijst het zich eigenlijk vanzelf. Het werkt heel makkelijk.”

Overzicht en rust

“Vanaf het eerste contact met de klant hebben we nu heel goed overzicht. Als ik de opname heb gedaan hang ik meteen een label aan het project dat het gecalculeerd moet worden en als het project in uitvoering gaat staat alles erin. Dat geeft mij veel rust. Ik hoef niks meer uit te leggen, de jongens kijken automatisch in Woub naar wat er moet gebeuren. Ze zien exact wat er is afgesproken en gerekend met de klant. Eerder werd er tijdens een project continu gebeld of gemaild. Nu doen we dat in de projectchat van Woub en als we foto’s delen ligt dat direct in Woub vast bij het juiste project. In plaats van dat die foto ergens los in mijn telefoon staat.”

Meer betrokkenheid

“De mannen op de klus zijn ook veel meer eigenaar van het project. Ze voelen zich verantwoordelijk, weten wat er is afgesproken, hoeveel uur ergens voor staat. Als ze zien dat we uit de pas gaan lopen, vragen ze zichzelf al af hoe dat komt en kunnen we het meteen bespreekbaar maken met de klant. Dat scheelt een hoop discussie. De jongens gaan ook meedenken: hoe kunnen we dingen nog slimmer doen om uren over te houden?”

Meer lol

“We hebben er dus met z’n allen meer plezier in. Het staat nu allemaal in een online omgeving waarin alles wat met het project te maken heeft gebeurt. Met name die foto’s waren echt een drama. Die werden her en der gemaakt en dat kwam allemaal binnen via mail en WhatsApp. Nu is er gewoon per project één plek waar iedereen alles meteen inzet. Een werknemer die niks had met foto’s maken, maar het wel moest doen en dan dus met heel veel tegenzin, doet nu heel veel dingen vanzelf, zonder dat ik erom hoef te vragen. Hij snapt nu namelijk ook: als ik een foto maak kan het morgen enorm van belang zijn voor mijn collega. Hij ziet het belang ervan in.”

Stop met ploeteren

Nog tips voor andere bedrijven?

“Woub werkt heel makkelijk en fijn. Daardoor kan je je bezighouden met dingen die er echt toe doen. Met alle léuke aspecten van het werk. Ga dus niet langer ploeteren, omdat je nou eenmaal gewend bent om je werk op een bepaalde manier te doen. Durf dat los te laten, kies voor Woub en wees niet bang voor een online tool. Dat is tegenwoordig echt allemaal heel goed geregeld.”He