“Het grootste voordeel van Woub: alle informatie staat nu altijd op één plek”

Van Apeldoorn & Faber, specialist in houten vloeren en parketvloeren, werkte jarenlang vooral met Word-documenten en Outlook om de 14 medewerkers die vloeren leggen de juiste informatie mee te geven. “Eigenlijk heel basic”, vertelt Annette van Van Apeldoorn & Faber daar nu over. “En onhandig. We waren altijd aan het zoeken om alle relevante gegevens erbij te halen. Het was ook veel handwerk met een hoge foutgevoeligheid.” In 2009 probeerde Van Apeldoorn & Faber al eens te digitaliseren, maar dat pakket bleek veel te ingewikkeld. Toen kwam via-via de oplossing van Woub voorbij. “Dit is zo gebruiksvriendelijk, we zijn er meteen mee aan de gang gegaan.”

Tools: IMUIS / KING Finance (KING Software)
Organisatie: 24 medewerkers
Projecten: Afbouw vloeren

Van Apeldoorn & Faber bestaat al bijna 40 jaar. Het bedrijf ontstond toen Andre Faber en Arnoud van Apeldoorn in 1985 begonnen met het kappen van bomen op de Veluwe. Gaandeweg kwam er een eigen zagerij bij en later, vanwege de groeiende populariteit van houten vloeren, ook een eigen schaverij. Sinds 1999 legt Van Apeldoorn & Faber zich volledig toe op de verkoop en het leggen van houten vloeren, met als basis de winkel in Amsterdam aan de Utrechtsestraat 100.

Echt vakwerk

Van Apeldoorn & Faber staat voor vakwerk en kwaliteit. Zoals Annette het zegt: “Onze vloerenleggers zijn echte vakmannen die het tot op de millimeter perfect willen doen. Ze kunnen er bijvoorbeeld heel blij van worden als ze een stukje vloer super netjes om een kozijn heen hebben gelegd. Het vakmanschap is hoog!”

Veel zoeken naar informatie

Lang ging de communicatie tussen kantoor en die vakmannen prima op de ‘ouderwetse’ manier. In Outlook stond de communicatie, Word was voor het maken van de offertes en ’s ochtends kregen de mannen een geprinte werkbon mee naar de klus. Maar naarmate er meer parketteurs bij kwamen en dus ook meer lopende projecten, ging het steeds meer wringen.

“Het was veel handwerk. We maakten een printbon, die stopten we in een map en daar werden dan de wijzigingen op gezet. Heel foutgevoelig dus ook. Vaak was er onduidelijkheid: wat hebben we ook alweer afgesproken? Omdat alle informatie los van elkaar stond, konden we dat niet altijd vinden. In de mail, op de werkbon… we moesten steeds op een heleboel plekken zoeken om alle relevante gegevens erbij te halen.”

Geen iPad of notitieblok nodig

“Het zat al lang in ons achterhoofd dat dit makkelijker moest kunnen. In 2009 gebruikten we ook al eens een database-programma. Maar dat werkte niet, het systeem was veel te bureaucratisch. We vielen al snel terug op onze oude werkwijze met Word, dat bleek veel makkelijker.”

Tot Van Apeldoorn & Faber via-via hoorde over Woub. “We dachten meteen, dit zou wel eens heel goed kunnen werken. Geen iPad of notitieblok meer nodig, maar gewoon een simpele app op de telefoon, het enige wat mijn collega’s buiten sowieso altijd bij zich hebben.”

Super gebruiksvriendelijk

“Stefan kwam bij ons in de werkplaats, legde op het grote scherm uit hoe Woub werkt, we zetten er samen wat testklussen in en zijn er gewoon meteen mee gaan werken. Wat bleek: Woub is super gebruiksvriendelijk.”

“Het grootste voordeel: alles staat nu altijd op één plek. De werkbon, de leveranciersbon, we hangen de informatie over het parkeren aan de klus, opmerkingen zetten we erbij. En elk project heeft checklists zodat we niks meer vergeten. Voor de mannen buiten is die checklist heel basic: ondervloer, vloer leggen, plinten zetten, afwerken. Dat weten ze natuurlijk wel. Maar voor mij staat er ook veel in dat ik alleen voor mijzelf zichtbaar kan maken. Bijvoorbeeld wat ik moet bestellen, of we een ladderlift nodig hebben en andere zaken die ik als werkvoorbereider geregeld moet hebben voordat we starten met de klus. Zo heb ik altijd overzicht en weet ik wat de status is, waar ik ook ben, dus ook als ik thuis werk.”

“Ook heel handig: de mogelijkheid om foto’s te delen. Al moet ik zeggen dat de jongens dat nog wel iets meer mogen gaan gebruiken.”

Altijd alles bij elkaar

“We zijn er dus enthousiast over, over Woub. We hoeven niet meer te zoeken naar informatie, de boel staat altijd bij elkaar. Ik raad het ook zeker aan andere bedrijven aan, zeker als je mensen hebt die buiten werken, op projecten. Het is heel laagdrempelig voor de jongens op de werkvloer en ze hebben hun telefoon sowieso altijd bij zich. Zoeken naar een pen om een aantekening te maken op een papieren werkbon hoeft nu niet meer.”