“Onoverzichtelijke projectcommunicatie? Niet voor Gacon, Gacon koos voor Woub”

Wat als je je administratieve processen wel al hebt gedigitaliseerd, maar merkt dat je óp projecten nog veel efficiënter kan werken? Michel Gasseling, eigenaar van Gacon, was al een tijd op zoek naar een tool voor goede project- en teamcommunicatie. Toen hij Woub vond was hij om. “We gebruiken Exact voor onze administratieve processen en nu Woub voor alle team- en projectcommunicatie. Dat bevalt heel goed, deze tools vullen elkaar perfect aan.”

Tools: Exact Bouw
Organisatie: 8 medewerkers
Projecten: Renovatie beton

Gacon ontstond ruim 35 jaar geleden, toen de broers Jan en Bart Gasseling hun eigen bedrijf begonnen in het stralen en spuiten van grote metalen objecten. Al snel verbreedde Gacon zich en kwamen er meerdere disciplines bij. Gacon werd ook actief in balkon-en-galerijafwerking, kunststofvloerafwerking en betonrenovatie. Die laatste drie activiteiten vinden altijd op locatie plaats, waarbij goede communicatie met de mannen buiten natuurlijk cruciaal is. 

Veel zoeken in WhatsApp

De huidige eigenaar Michel Gasseling zag hierin de laatste jaren steeds meer ruimte voor verbetering. Naast de notities die ’s morgens voor de mannen werden klaargelegd voordat ze naar het werk gingen, werd vooral WhatsApp veel gebruikt. Dat leidde ertoe dat werk en privé door elkaar liepen en veel tijd verloren ging aan het vinden van de juiste informatie. Die informatie stond immers altijd ‘ergens in WhatsApp’.

Eenvoud en duidelijkheid in communicatie

Gacon gebruikt Exact voor de administratieve processen en dat bevalt heel goed. Een oplossing voor goede projectcommunicatie biedt Exact echter niet. Michel ging op zoek: wat zou een mooie aanvullende tool kunnen zijn? Hier en daar probeerde hij eens wat, maar dat bleek dan niet te zijn wat hij zocht. Tot hij stuitte op een bericht van Woub. Michel vroeg een gesprek met ons aan, testte Woub en was om. 

“De eenvoud en duidelijkheid van Woub spraken mij meteen enorm aan”, vertelt Michel daar nu over. “Andere tools die ik probeerde waren niet echt gebruiksvriendelijk en veel te omslachtig. Het was mij dus snel duidelijk dat Woub het product was dat we zochten.”

Makkelijk om in gebruik te nemen

Michel vervolgt: “Als je WhatsApp gebruikt voor projectcommunicatie, wordt die communicatie al snel heel onoverzichtelijk. Met Woub daarentegen, houd je overzicht. Werk en privé zijn gescheiden, maar projecten ook. Iedereen heeft daardoor altijd direct de juiste informatie beschikbaar en de mannen buiten weten precies wat ze moeten doen.”

“Het ging ook soepel om Woub in gebruik te nemen. Heel natuurlijk. Er was echt niemand die zei dat hij er niet mee overweg kan. Alle medewerkers hebben nu de app van Woub op hun telefoon. Op kantoor maak ik het project aan en vanaf dat moment leggen we alle communicatie daarin vast. De werkopname, wat er gedaan moet worden, de oplevering, de opleverpunten, afwijkingen… alles staat in Woub.”

Alles ligt op één plek vast

“Het grote voordeel van Woub voor ons bedrijf is dat alle informatie en communicatie nu vastligt op één plek. Altijd vinden we alles makkelijk terug. Ook als zo’n project jaren later weer actueel wordt, kunnen we eenvoudig terugzoeken hoe het destijds verliep. De omslachtigheid is er ook uitgehaald, er wordt veel efficiënter gewerkt. En de combinatie met Exact bouw werkt voor ons heel goed. Die tools vullen elkaar echt aan; we gebruiken Exact bouw voor de administratie en Woub voor de communicatie.”

Inzicht en overzicht

“Tegen andere bedrijven die worstelen met onoverzichtelijke projectcommunicatie zou ik zeggen: test Woub eens voor jouw bedrijf. Ik denk namelijk dat Woub echt een meerwaarde is voor elk bedrijf, zeker bedrijven met een buitendienst. Veel medewerkers werken dan op afstand en dan is het fijn als je vanaf kantoor een goed beeld hebt van wat er gaande is. Met Woub heb je voortdurend via foto’s en de chat inzicht en overzicht.” 

“Dus als je snel en helder wilt communiceren en zaken goed vast wilt leggen op projecten, probeer Woub dan zeker uit.”