Woub is de nieuwe standaard binnen Adende Bouwgroep
Binnen Adende Bouwgroep is Paula Aalderink, HR-medewerker, de kartrekker bij de implementatie van Woub. Met een team van 60 toegewijde medewerkers, die expertise combineren op het gebied van winkelinrichting, interieurbouw en afbouw, biedt Adende Bouwgroep een allesomvattende oplossing voor diverse bouwbehoeften. Met drie verschillende takken: Interieurbouw, Retailbouw en Houtbouw, is Adende Bouwgroep een toonaangevende speler in het leveren van praktische winkelinrichtingen en sfeervolle interieurs. Dit voor zowel lokale ondernemers als (internationale) winkelketens. Ze reizen door het hele land en zelfs over de grens naar België en Frankrijk. Daarbij is Adende Bouwgroep aangesloten bij het Centraal Bureau Meubelhandel (CBM). Deze verbondenheid benadrukt ook wel hun betrokkenheid bij hoogwaardige standaarden in de interieurbouw en meubelindustrie.
Financiële tool naast Woub: Dynfos en IronCAD.
Organisatie: 60 toegewijde medewekers.
Projecten: winkelinrichting, interieurbouw en afbouw.
Woub pakket: Pro
Woub uitrollen binnen Adende Bouwgroep
Het digitaliseren van de urenbriefjes, alles op één plek en meer structuur in de communicatie, waren de onderdelen die Paula binnen Adende Bouwgroep moest uitrollen. Paula: ‘’Toen ik net bij Adende Bouwgroep kwam werken hadden ze Woub aangeschaft. Uiteindelijk moest ik, met behulp van onze Implementatie specialist Mitchel, ervoor zorgen dat we er ook daadwerkelijk mee gingen werken. We moesten immers onze oude werkwijze loslaten. WhatsAppjes zijn dan ook verleden tijd en het wordt netjes in de Woub chat gezet. Dit zodat alle collega’s op de hoogte zijn van de ontwikkelingen op de projecten. Op dit moment werken we er heel erg fijn mee zijn de monteurs en de buitendienst helemaal over. We staan nu op het punt om Woub verder uit te rollen binnen het bedrijf.’’
Woub als verlengstuk op Dynfos
Bij Adende Bouwgroep maken ze gebruik van zowel de calculatie module van Dynfos als van onze projectcommunicatie app met planning. Paula: ”Woub komt om de hoek kijken bij het vullen van de projecten met de projectinformatie en het inplannen van de monteurs en buitendienst.’’ Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de gang van zaken en dat ze binnen Adende Bouwgroep effectief met elkaar communiceren. De calculatie, communicatie en planning komen naadloos samen en zorgt voor een geoptimaliseerde projectuitvoering.
Adende Bouwgroep heeft een grote inpandige werkplaats waar zo’n 20 mensen aan het werk zijn. Doordat de werkplaats de overstap maakt naar alles digitaal met Woub, zal het gebruik van urenbriefjes ook daar worden stopgezet en worden de processen gestroomlijnd. ‘’Op dit moment wordt de werkplaats beheerd door de werkplaats chef, die het team aanstuurt en de planning maakt. Momenteel zijn we daar met Woub in een testfase. We hebben al geluiden gehoord dat het systeem van Woub super eenvoudig is en ze de urenbriefjes ook niet meer handmatig hoeven op te tellen. Niet alleen de urenbriefjes worden gedigitaliseerd in Woub, maar ook de werkplaats planning.’’
Alle projectinformatie kan vanaf 1 plek gedownload worden in plaats van op 10 verschillende plekken gezocht worden.
Alles digitaal, ook de urenbriefjes!
‘’Toen ik net bij Adende Bouwgroep begon moest ik overal en nergens de urenbriefjes vandaan toveren. De een zette het in een papieren bakje en de ander appte of mailde het door. Je kunt je voorstellen dat dit totaal niet overzichtelijk was. Daarbij waren sommige urenbriefjes nog weleens een raadsel, omdat ze handgeschreven waren en klopte het optellen van de uren niet. Dit zorgde voor extra werk.’’ Aldus paula. Voorheen deed Paula er drie dagen over om alle project- en managementinformatie te verzamelen en te factureren. Dit doet zij tegenwoordig in 1 dag. ‘’Alle projectinformatie kan vanaf 1 plek gedownload worden in plaats van op 10 verschillende plekken gezocht worden. Ik weet nu zeker dat alles klopt. Urenbriefjes van de buitendienst hoef ik ook niet meer over te typen.’’
Woub bespaart ons 16 uur aan administratietijd per week.
Woub wordt dagelijks bij Adende Bouwgroep gebruikt. Paula: ‘’Op dinsdag kijk ik alvast vooruit naar de week erop en begin ik met het vullen van Woub. De projecten maak ik aan en ik zorg ervoor dat alle benodigde documenten zijn ingeladen. Daarbij zorg ik er ook voor dat de adressen zijn ingevuld, zodat de buitendienst eenvoudig vanuit Woub kan navigeren naar de locatie van het project. Op vrijdag stel ik de definitieve planning op en wijs ik mensen toe aan de projecten.‘’
De buitendienst is zo geïnstrueerd dat zij hun uren voor maandag 08:00 uur hebben ingediend, zodat Paula vervolgens de uren kan verwerken. ‘’Ons facturatieproces is wekelijks; we factureren niet zodra er een project is voltooid, maar doen dit elke week op een vast moment. Hoe mooi is het dat Woub al heel wat werk uit handen neemt.’’
Bewijs op een groot project maar dat je jouw stukje goed hebt opgeleverd, nadat iemand met zijn pompwagen jouw plint ervan af rijdt.
Bij Adende Bouwgroep is het grote voordeel dat alles op één plek per project verzameld en gedocumenteerd kan worden. ‘’Zodra wij een project opleveren, dan worden er foto’s gemaakt en bewaard, checklists nagelopen en de getekende opleverbon opgevraagd van het filiaal waar we zijn. Want bewijs op een groot project maar dat je jouw stukje goed hebt opgeleverd, nadat iemand met zijn pompwagen jouw plint ervan af rijdt. Al dit bewijsmateriaal van het project hebben we allemaal in Woub!’’
De buitendienst kan niet meer denken aan alles op papier
Paula zorgt er iedere dag weer voor dat haar collega’s bij Adende Bouwgroep de plussen van Woub inzien. De afdeling Retail, waar het al helemaal op rolletjes loopt, heeft Woub omarmd en kan niet meer terugdenken aan alles met pen en papier. ‘’De collega’s denken mee met oplossingen en er wordt zelfs initiatief getoond. Dat had ik vorig jaar echt niet gedacht. Puur omdat je een oude werkwijze gaat vervangen voor een met een digitaliseringsslag. Woub is ook wel de nieuwe standaard binnen Adende Bouwgroep.’’
‘’Het is zo fijn dat we alles per project kunnen terugvinden. Het is lekker overzichtelijk en erg logisch. Daarbij zijn jullie actief om beter te worden. Ik ben blij dat jullie in ontwikkeling blijven en dat we elke keer weer op de hoogte worden gesteld van een nieuwe functionaliteit waar we iets aan hebben. Het blijft nog steeds super simpel.’’ Aldus Paula
Ontdek gratis alle voordelen van Woub
Contact
Hulp en inspiratie
Apps
