Binnen twee weken kon iedereen het bij ons al bedienen, zelfs de 50-plussers!

Richard Cornelissen was als een frisse en moderne wind door de organisatie toen hij in 2019 aan zijn avontuur bij Dirckx Groep begon. Dirckx Groep is een allround onderhoudsbedrijf met als specialisme het schilderen en restaureren van historisch schilderwerk. Daarbij zijn zij het eerste bedrijf uit Limburg dat ERM gecertificeerd is, wat inhoudt dat zij volgens de algemeen erkende richtlijnen voor restauratiekwaliteit in de monumentenzorg werken. Complimenten!

Financiële tool naast Woub: Gilde Software
Organisatie: 50 medewerkers
Projecten: Allround onderhoudsbedrijf – Schilderen en restaureren
Woub pakket: Standaard

Mocht je nog twijfels hebben over Woub, kom dan eens bij ons kijken, dan ben je zo over!

Een digitaliseringsslag was een van de onderdelen die Richard onder handen zou nemen. Richard: ‘’De jongens kregen een fysieke werkmap per project mee waar alle informatie in stond. Iets wat 20 jaar goed werkt, zal morgen ook wel goed werken, dachten wij. Ook al kan het een stuk efficiënter. Dat hebben we nu wel gemerkt met Woub.’’ Dat bedrijven een voorbeeld kunnen nemen aan Dirckx Groep wat betreft het gebruik van Woub, daar is geen twijfel meer over mogelijk. Alle informatie is up-to-date, project templates zijn ingericht en de projectleiders hoeven niet meer gebeld te worden. 

Voordat Richard Woub vond kregen de projectleiders dag in dag uit telefoontjes. Ook WhatsApp berichten waren aan de orde van de dag. Dit is ook wel de klassieke manier wat nog bij heel veel bedrijven gebeurt. De informatie die zij toen kregen werd ergens op een kladblaadje geschreven, en, zoals je je al kunt bedenken, raakten deze kladblaadjes zoek, of was de projectleider het alweer vergeten. Zie dat maar eens bij te houden met 45 man op de werkvloer en 5 man op kantoor, tijdens het draaien van veel projecten. ‘’Onze jongens kunnen nu zelf makkelijk de informatie van de projecten raadplegen en besparen hierdoor heel veel tijd.’’

Het roer omgegooid met Woub

Richard schroomt zich niet om Woub onder de aandacht te brengen bij collega bedrijven. Ze zijn immers bij Woub terecht gekomen toen ze bij een bijeenkomst van OnderhoudNL aanwezig waren. Een ander schildersbedrijf gaf in oktober 2022 een mini presentatie over hun werkwijze met Woub. ‘’Het zag er toen goed en simpel uit en ik heb gelijk aan de bel getrokken.’’ In januari 2023 heeft Dirckx Groep Woub geïmplementeerd. Zo snel kan het gaan!

‘’Met Woub is alle informatie up-to-date. Wij hoeven niet meer onze projectleiders te bellen met de vraag: ‘Hoe staat het ermee?’ of ‘Is het project al klaar?’. Dat kunnen we allemaal in Woub zien. Daarbij zijn de tekeningen ook allemaal actueel, waardoor onze jongens deze zelf makkelijk kunnen raadplegen.’’

Simpliciteit voor onze 50 plussers 

Om het digitaliseringsplaatje compleet te maken wilden ze naast de urenregistratie die zij via Gilde vastleggen, een software oplossing op het gebied van projectcommunicatie die als verlengstuk van Gilde zou gaan werken. Dirckx Groep heeft op het gebied van software oplossingen dan ook niet op één paard gewed en heeft zich verdiept in verschillende mogelijkheden om hun projectcommunicatie te digitaliseren. Toch bleken andere oplossingen te complex en uitgebreid. Bij Woub lag hier het voordeel: basic en laagdrempelig.

‘’De simpliciteit van Woub trok ons het meest. We hebben namelijk een aantal medewerkers die in een hogere leeftijdsklasse zitten. Dan moet je denken aan 50 plussers. Ik vond dat het ook voor hun goed moest functioneren en het makkelijk te bedienen moest zijn. Simpel in gebruik was hier het allerbelangrijkste.’’

Ook voor de grote projecten makkelijk in gebruik

‘’De checklists maken het werk van de jongens een stuk leuker en lichter, omdat we zeker weten dat zij zo niks meer vergeten.’’ Woub wordt gebruikt tijdens kleine en grote projecten, en zelfs tijdens de service! Bij een simpel werk, een woning bijvoorbeeld, gebruiken ze één checklist voor binnen en buiten. Bij een groot werk pakken ze een checklist voor elke verdieping. Per verdieping wordt het kamernummer vermeld en zien zij via de tekeningen precies wat er moet gebeuren.

Tijdens een groot werk, waar 100 man rondloopt, zorgen ze voor een interne oplevering. ‘’Met andere bedrijven op een groot project wil er nog wel eens wat gebeuren. Zodra we de ruimtes hebben afgevinkt, en dus hebben afgerond met onze werkzaamheden, maken we foto’s van het eindresultaat en zetten we dit in het opleverdocument. Zo weten we precies hoe het er tijdens oplevering uitzag en tonen we aan dat eventuele beschadigingen niet aan ons toe te rekenen zijn.’’

Dirckx Groep als schoolvoorbeeld

‘’Woub gaf aan dat wij zo’n zes weken nodig hadden om binnen de organisatie optimaal te draaien met Woub. Binnen twee weken kon iedereen het bij ons al bedienen en wist hoe het werkt.’’ De mensen op kantoor hebben ervoor gezorgd dat de gegevens en informatie goed ingevoerd stonden. Richard heeft hier o.a. een grote rol in gespeeld. Het is namelijk mogelijk om project templates in te stellen, zodat je deze op nieuwe projecten kunt gebruiken en vrijwel niks meer hoeft in te voeren: ‘’In de project templates staat eigenlijk wat we in 95% van de projecten nodig hebben. Het is dus een kwestie van één keer goed inrichten en dan heb je er bij elk nieuw project die je aanmaakt profijt van.’’

Naast dat de jongens op kantoor de schouders eronder hadden gezet, werden de jongens op de projecten ook klaargestoomd. ‘’We moesten onze jongens op de projecten ook een beetje opvoeden. Zodra ze ons toch een appje stuurden verwezen wij ze gelijk door naar Woub.’’

Waardoor Dirckx Groep zo’n vliegende start heeft gemaakt met Woub is omdat het een bewuste keuze was. Richard: ‘’We hebben gezegd dat we vanaf 1 januari geen fysieke werkmappen meer maken voor nieuwe projecten. We pushten de jongens hiermee om enkel Woub te gebruiken. Puur en alleen Woub!’’ Dit alles heeft erin geresulteerd dat de projectleiders vrijwel geen telefoontjes meer krijgen. Het is echt tot een minimum teruggebracht, waardoor zij nu veel meer rust in hun werk ervaren.

‘’Mocht je nog twijfels hebben over Woub, kom dan eens bij ons kijken, dan ben je zo over!’’ Aldus Richard.