“Mijn bureau lag altijd vol losse briefjes. Nu is mijn bureau schoon en heb ik overzicht.”

De Drachtster Glashandel werkt sinds driekwart jaar met een nieuw softwarepakket: Baka Glass. In plaats van alle werkbonnen en bestellingen uit te printen gaat nu alles digitaal. De glashandel maakte er een enorme inhaalslag mee, vertelt werkvoorbereider Hilco Waalboer. Toch miste er ook nog iets. “Een jaaroverzicht van projecten, dat miste ik heel erg. Ik maakte dat nog steeds handmatig in Excel.” Hilco downloadde wat trials, waaronder Woub. “Bij Woub ben ik blijven hangen. Al die dingen waar ik al geruime tijd naar op zoek was, het viel allemaal op zijn plek met Woub.”

 

De Drachtster Glashandel levert en plaatst allerlei soorten isolatieglas en hardglas. Het bedrijf werkt voor woningcorporaties, schilders en aannemers in Friesland, Groningen en Drenthe en Noord Holland. Van de 20 medewerkers werken 9 collega’s op kantoor, de rest werkt in het magazijn of in de buitendienst. Projecten variëren van het vervangen van een kapot raam in een enkele woning, tot het vervangen van beglazing bij grootschalige renovatieprojecten van woningcorporaties.

 

In één oogopslag een jaaroverzicht

Met name voor die laatste categorie projecten was Hilco op zoek naar een slimme tool om overzicht te krijgen over projecten: iets waarin hij een goede jaarplanning kon maken. Tot dan toe deed hij dat in Excel, maar dat was allemaal handmatig kopieerwerk, dat hij dan ook niet meteen aan een collega kon laten zien. Zo’n bestand verstuurde hij dan via de mail en dan gingen er meerdere versies rond en voor je het wist, wist je niet meer wat nou de laatste versie was.

 

“Wat ik wilde”, vertelt Hilco, “is in één oogopslag zien hoe ik voor een jaar het werk heb ingepland. Nou zijn er natuurlijk wel meer bedrijven die daarvoor tools kunnen leveren, maar daar hangt dan altijd een heel pakket aan vast dat we niet nodig hebben. Op een gegeven moment stuitte ik per toeval op Woub en meteen sprak de eenvoud ervan mij aan. Al die dingen waar ik al geruime tijd naar op zoek was, het viel allemaal op zijn plek met Woub. Hoe bijvoorbeeld de takenlijst erin is verwerkt, echt fantastisch.”

 

Alles in Woub

“Zodra een project binnen komt, zet ik de offerteaanvraag in Woub. Die deel ik via de chatfunctie met mijn collega’s binnen het bedrijf. Zoals de collega die het project gaat inmeten en de calculator, die de prijsopgave maakt. We werken allemaal in Woub, zodat alle gegevens op één plek blijven.”

 

“Zodra het project een opdracht wordt, werken we het project verder uit in Baka Glass en komen daar de digitale werkbonnen uit voor de medewerkers buiten. Maar Woub blijft de projectkaart. De plek waar alle belangrijke gegevens, de contracten, foto’s, afmetingen en alle andere informatie staat. Zodra het project in uitvoering gaat, koppelen we de medewerkers eraan die het uitvoeren. Zij hebben Woub ook als app op hun telefoon en hebben dus altijd alle gegevens bij de hand. Via de chat kunnen ze vragen stellen, de foto’s van de oplevering delen ze in Woub en ook hun uren registreren ze in Woub.”

 

Iedereen is altijd op de hoogte

“Op kantoor geeft het veel rust en overzicht. Het kwam vaak voor dat we onderling met collega’s afspraken maakten over projecten, waar dan niet iedereen vanaf wist. Nu werken we allemaal in hetzelfde systeem en weet dus altijd iedereen alles. Over en weer mailen over project doen we ook niet meer. Iedereen is altijd op de hoogte, van de orderadministratie tot en met de financiële administratie. Nooit meer hoeven we dus ook te vragen: ‘Zijn de laatste betalingen al verzonden?’ Dat is immers al bekend. Alles staat bij elkaar.”

Vragen van de werkvloer blijven nooit liggen

“De mannen buiten werken er ook goed mee. We kunnen nu duidelijk en snel met elkaar communiceren. Zitten ze ergens mee, dan zetten ze het gelijk in Woub. Dat scheelt een hoop telefoontjes en losse briefjes! Als ze bijvoorbeeld niet weten wanneer de glaslevering komt, zetten ze die vraag in Woub en kunnen ze door met hun werk. Wij zoeken het op kantoor ondertussen uit en antwoorden ook weer in Woub zodra we het weten. Iedereen is dan ook meteen op de hoogte. Vragen van jongens op de werkvloer blijven nooit liggen, we kunnen het gelijk oplossen.”

 

“Wat ook fijn is: in Woub kunnen de jongens via hun app zien of er nog in te meten orders open staan. Dan zijn ze bijvoorbeeld in Groningen aan het werk en hebben ze een uurtje over, kijken ze even in Woub of er nog iets in de buurt open staat en pakken ze dat meteen op. Dat scheelt een hoop op en neer rijden. De inmeetgegevens worden ingevoerd en de benodigde foto’s die genomen zijn toegevoegd in de checklist. Vervolgend melden zij de order af en krijg ik op kantoor de melding dat de order is verwerkt en kunnen wij de offerte of bestelling direct klaarmaken in ons glassoftware-pakket.’’

 

Klaar voor de Wet Kwaliteitsborging

“Door Woub zijn we nu ook klaar voor de komst van de Wet Kwaliteitsborging. Voor diverse woningcorporaties moeten wij nu al foto’s aanleveren van de werkzaamheden die wij uitvoeren. Hiervoor maken wij gebruik van het waarborgingsdocument dat wij via de checklist in Woub kunnen maken. Onze glaszetters maken foto’s van de werkzaamheden die ze uitvoeren en ik zorg ervoor dat deze verwerkt worden en in een mooi, overzichtelijk document naar de klant gaan. Zo zijn wij nu al klaar voor deze nieuwe wet die per 1 januari 2022 ingaat.

 

Checklists en takenlijsten

“Wat ik trouwens nog nergens anders tegen ben gekomen, is de functie van de takenlijsten in Woub.”

 

“Wij plaatsen bijvoorbeeld achterin ons magazijn glas in de kozijnen voor een timmerfabriek. Voorheen plande ik die werkzaamheden in Excel. Nu heb ik een agenda gemaakt in Woub, met een checklist voor de jongens van wat ze moeten doen. Wij communiceren via Woub met elkaar wanneer de spullen klaar staan, de glaszetters in het magazijn zien gelijk wat ze moeten doen en wanneer iets klaar moet staan. De benodigde tekeningen en werkgegevens staan nu allemaal in de checklist per opdracht. Zij zien in Woub wat zij die dag moeten doen. Dat is zo fantastisch. Je hoeft je niet meer druk te maken, je vergeet niks meer, je werkt gewoon je lijstje af. En ik zie dus ook welke taken in de checklist al wel zijn afgevinkt en welke niet. Voorheen lag mijn hele bureau vol losse briefjes met taken en dingen die ik niet moest vergeten. Nu is mijn bureau helemaal schoon en heb ik overzicht.”

 

Ontdek gratis alle voordelen van Woub