Hoe kom je als klein bedrijf met veel projecten van al die losse briefjes, app’jes en e-mails af?

Hoi, ik ben Lorenzo en na mijn studie en wat werkervaring bij andere bedrijven, werkte ik een tijd op kantoor bij het voegersbedrijf van mijn vader. Wat ik daar aantrof, ik zal het je heel eerlijk zeggen, daar ben ik van geschrokken. Informatie over projecten was werkelijk overal en nergens. In WhatsApp, e-mail, ergens opgeschreven… Samen met de rest van het team voerde ik een digitalisering door en verdubbelde in twee jaar tijd de omzet en het aantal medewerkers. Dat ging niet zonder vallen en opstaan. Ik leerde hoe lastig digitaliseren is voor bedrijven in verbouw en onderhoud die veel kleine projecten uitvoeren. We maakten fouten en kozen voor software die niet goed voor ons bleek te werken. Uiteindelijk ontwikkelde ik de oplossing zelf en die werkt nu als een trein. Hier lees je hoe ook jouw bedrijf van al die losse urenbriefjes, notities, whatsapp’jes en e-mails afkomt.

Herken je het, wat ik hierboven beschrijf? Het is wat ik vaak zie en hoor bij bedrijven in verbouw en onderhoud die veel, relatief kleine projecten uitvoeren.

Veel projecten = veel informatiestromen

• Veel projecten betekent automatisch ook dat er veel informatiestromen zijn.

• Je communiceert met de klant over de opdracht, de voorbereiding, de uitvoering en de oplevering.

• Je communiceert met de vakbazen buiten, die moeten weten wat ze op klus moeten doen en wat ze daarvoor nodig hebben.

• Je hebt de communicatie met en tussen je onderaannemers, die ook moeten weten wat ze moeten doen en wannéér ze dat kunnen doen.

• En dan heb je nog al je verdere administratie, zoals je uren- en materiaalregistratie.

Informatie en communicatie is overal en nergens

De gemiddelde werkvoorbereider/planner op kantoor werkt zich drie slagen in de rondte om te proberen dat allemaal in goede banen te leiden. Maar het is onmogelijk om dat in goede banen als je al die processen niet hebt gedigitaliseerd. Hoe hard je ook werkt (en dat doen ze!).

• Informatie is namelijk overal en nergens

• Er staat ergens een aantekening op een offerte in een map.

• Er wordt ergens iets gemeld in de tig Whatsapp-groepen die zijn ontstaan rondom die projecten.

• Er staat ergens een e-mail in de inbox van een collega.

• Er ligt ergens een briefje met een terugbelverzoek…

• Urenbriefjes of meerwerk aantekeningen die zoek raken..

Je baalt als er dingen misgaan en je merkt ook dat de mannen buiten er minder plezier in krijgen.

Voor een dichte deur
En dus gaat er veel fout. Staan de mannen op de klus voor een dichte deur, hebben ze de verkeerde materialen mee, staat de schilder klaar terwijl de timmerman pas op de helft van zijn werk is, is er geen Dixie op de klus, wordt een klant niet teruggebeld…

Minder plezier in je werk
Ik heb het allemaal zien gebeuren en zat er middenin. En ik kan je vertellen, ik hield dat niet vol. Je hoofd zit namelijk zo vol met alles wat je moet onthouden en bent vergeten, dat neem je mee naar huis. Je baalt als er dingen misgaan en je merkt ook dat de mannen buiten er minder plezier in krijgen.

En dan mis je dus een super belangrijke schakel: de informatie van buitenaf.

Digitaliseren moet

Bij het voegersbedrijf besloten we al snel: we moeten digitaliseren. Daar was tot dan toe door tijdgebrek gewoonweg niets van gekomen. Bovendien moet je voor alle software-oplossingen de manier waarop je gewend bent te werken aanpassen. Tegen die verandering zag het team huizenhoog op.

Toch gingen we aan de slag, want we wisten dat het simpelweg noodzaak was. We kochten een CRM-pakket, maar daar liepen we al snel tegen barrières op. (1) We moesten inderdaad veel veranderen aan onze processen en (2) het werkte op zich goed voor kantoor, maar totaal niet voor buiten. En dan mis je dus een super belangrijke schakel: de informatie van buitenaf.

We zaten met een dure oplossing waar weliswaar veel functies in zaten, maar eigenlijk maar heel weinig functies waar we echt wat aan hadden. En wat we wel nodig hadden zat er niet in.

Alles van een project altijd bij de hand

Pffff, wat een gedoe. Ik was er op een gegeven moment zo klaar mee dat ik dacht: nou, dan maak ik het zelf wel. Wat waren de belangrijkste communicatiekanalen op dat moment? Mail, WhatsApp en de werkbon. Oké, dan moest ik dat dus gaan integreren in één oplossing, zodat je altijd alles van een project bij elkaar hebt.

Zo ontstond Woub, de 1ste app die communiceren en samenwerken op kleine verbouw- en onderhoudsprojecten écht makkelijk maakt. Het voegersbedrijf is er superblij mee, lees hier maar eens het interview met werkvoorbereider Roland Balk. Hij en de vakbazen buiten hebben nu meer lol in hun werk en we verdubbelden dus in twee jaar tijd de omzet en het aantal medewerkers.

Ook jij kan Woub nu gebruiken. We hebben onlangs een uren- en meerwerkregistratie en automatische nacalculatie toeub. Ook daar vertelt Roland over.

Wil je meer weten over Woub? Neem contact met mij op, ik beantwoord je vragen graag. =)