“Woub staat hier standaard open. Alle communicatie op projecten verloopt via Woub”

Mark Geerts Installatiewerken werkt al zo’n twaalf jaar met het ERP-systeem van Syntess. “Hartstikke fijn”, vertelt Mark Geerts. “We gebruiken bijna alles van het pakket. Voeren er onze relaties in, maken er calculaties en offertes mee, maken er werkbonnen en projecten in aan.” Toch miste Mark nog iets, namelijk een tool voor de communicatie met de monteurs tijdens de uitvoering. “Een simpel iets voor de communicatie, dat zocht ik.” Via een online zoektocht vond hij Woub. “Eerst dacht ik: weer een app, ik kan overal wel mijn geld op stukslaan. Toch vroeg ik een call aan met Lorenzo en Stefan. We hebben een uurtje gespard en ik besloot: we gaan het doen. Woub staat hier nu standaard open. Alle communicatie op projecten verloopt via Woub.”

Tools: Syntess
Organisatie: 10 monteurs
Projecten: Grote installatie projecten – Kleine projecten via Syntess

Voordat Mark Woub vond, deed hij zo’n beetje alle communicatie op en over projecten uit zijn hoofd. En als je bedenkt dat er altijd wel zo’n 80 projecten lopen, kun je je voorstellen dat dit steeds moeilijker werd. “We hadden een werkmap in het magazijn met de informatie over projecten. Wat we met de klant hadden afgesproken stopten we erin, samen met de tekeningen en wat de monteur moest gaan doen. Probleem was alleen: in zo’n project veranderen duizend-en-een-dingen en die communicatie verliep ook op duizend-en-een-manieren. Via WhatsApp, losse briefjes, soms schreven we het zelfs op een plankje. Ik moest dat allemaal zien te volgen. Daar kreeg ik steeds meer moeite mee, om alles te onthouden. En toen zag ik dat bericht over Woub.”

Alle gegevens op 1 plek

“Zodra we ergens een opname gaan doen zetten we Woub open, want in Woub kunnen we een checklist maken van wat er moet gebeuren. Syntess is in deze fase overigens nog leidend. Daarin maken we immers de calculatie en offerte. Maar de informatie daarvoor haal ik wel uit de checklist van Woub. Zodra het project in uitvoering gaat, wordt Woub leidend. Ik voeg de monteurs toe aan het project in Woub en meteen zien zij alle gegevens die voorheen dus in die werkmap zaten. Wat we met de klant hebben afgesproken, de tekeningen, eventueel foto’s van de opname (“Deze gasleiding moet twee meter naar links worden verlegd”) en de checklist met wat de monteur moet gaan doen.”

“Het mooie is, alle communicatie over het project verloopt vervolgens alleen via Woub. Niet meer via WhatsApp – waarin we ook nog eens tig groepen hadden, want je kan voor alles wel een groep aanmaken – losse briefjes en losse telefoontjes, maar via de chat en die checklist van Woub. Dus als er wijzigingen zijn, zetten we dat in Woub. Als de monteurs materialen nodig hebben, zetten ze dat in Woub. Als er vragen zijn, zetten we dat in Woub. Als de monteurs klaar zijn, vinken ze hun taken af in Woub.”

Service naar klanten is beter

“Ik hoef de jongens nu dus niet meer dagelijks te bellen, ze hebben op locatie alles bij de hand, inclusief de tekeningen van het project. Ik zie aan de foto’s hoe het gaat en kan snel met ze schakelen, zonder er fysiek geweest te zijn en met ze te spreken. Daardoor heb ik meer tijd voor andere dingen. Offertes heb ik nu bijvoorbeeld veel sneller bij de klant, dus onze service is beter.”

Meteen antwoord, meteen duidelijkheid

“Ik kan wel even een voorbeeld geven, Woub staat namelijk standaard open. Eens kijken. Hier is mijn collega bijvoorbeeld met de planning bezig en vraagt ze aan de monteur wat hij liever wil: eerst het bad in de badkamer of eerst de smeervloer die in de badkamer komt. ‘Doe maar eerst de smeervloer’, antwoord de monteur meteen. Vroeger plakten we dan post-its op een bord op kantoor met dit soort vragen. Nu heb je meteen antwoord en ligt het vast. Hier nog een vraag op een project: ‘Jan, moet de vorstvrije buitenkraan ook geplaatst worden?’ En direct antwoord.”

“Voor de monteurs was het in het begin even wennen, maar ze vinden het fijn dat ze nu alles kunnen zien en de juiste informatie hebben. En het is leuk om te zien dat ze via de chat van Woub reageren en vragen stellen.”

Altijd alles makkelijk terugvinden

“We hebben nu overigens als test ook een klant toegevoegd om eens te proberen hoe dat werkt. Dat is ook best handig. En wat fijn is, doordat alles vastligt in Woub, kunnen we altijd alles makkelijk terugvinden. We zien precies wat we wanneer hebben gedaan en kunnen dat ook tonen aan de klant.”

Laagdrempelig, niet duur, veel voordelen

“De grote toegevoegde waarde van Woub is voor ons dat er nu duidelijkheid is op projecten, voor iedereen. Welke wijzigingen er ook komen, iedereen die bij het project betrokken is, weet dat nu meteen. De checklist is de mooiste functie. En het werkt goed samen met Syntess. Syntess is voor ons financieel leidend, Woub is leidend in de communicatie. Woub is een laagdrempelige app waar veel voordelen uit komen en het is ook nog eens niet duur. Ik raad het zeker aan.