Van een georganiseerde chaos naar structuur
Bij Studio de Blieck is het doornemen van de projecten niet langer beperkt tot geprinte Excel-sheets. Met Woub is alle projectinformatie altijd en overal beschikbaar, wat iedereen in staat stelt zijn eigen verantwoordelijkheden te beheren. Hierdoor leven de projecten veel meer binnen Studio de Blieck volgens Robin Eijck – Project Coördinator en PA. ‘’We schakelen sneller en kunnen adhoc taken gemakkelijker integreren. Het beste van alles: iedereen gebruikt en begrijpt het systeem van Woub. Het is megasimpel.’’
Tools naast Woub: Exact Online
Organisatie: 7 medewerkers
Projecten: interior design
Studio de Blieck is al jarenlang een toonaangevende naam in de interieurbranche, bekend om hun prachtige projecten. Ze zijn gevestigd in hartje Rotterdam en hebben recent ook een studio geopend in Marbella, Spanje. Met twee locaties, waar collega’s niet altijd fysiek aanwezig zijn, was het essentieel om een naadloze communicatiestroom te handhaven. Robin vertelt: ‘’In Woub staan alle updates en bestellingen, zodat we altijd weten wat er gaande is en wat er al gedeeld is. Dit voorkomt eindeloos heen en weer mailen en WhatsAppen, en voorkomt zoeken tussen alle foto’s. Alles is nu per project geregistreerd en geordend.’’
Met 7 vrouwen op kantoor kan het soms op een kippenhok lijken, ook wel een georganiseerde chaos.
Met een team van 7 dames, adhoc taken en verschuivingen tussen projecten is Woub de rode draad binnen Studio de Blieck geworden. Robin: ‘’Voorheen vertrouwden we tijdens vergaderingen op geprinte Excel-sheets voor onze projectoverzicht en planning. Dit was tijdrovend en beperkend, omdat we alleen tijdens die momenten toegang hadden tot de meeste recente informatie. Nu navigeren we gemakkelijk door het projectoverzicht en zetten we daar updates in. Dankzij het overzicht is alles super overzichtelijk, van kennismaking tot plattegrond en 2D-tekeningen. Zo weten we precies waar we staan en welke projecten er nog aankomen.”
Studio de Blieck heeft nu altijd en overal toegang tot de projecten. Iedereen kan op elk moment inloggen en zijn eigen verantwoordelijkheden beheren.
Woub als essentieel instrument voor de dagelijkse taken
Iedereen in het team van Studio de Blieck heeft Woub omarmd als een essentieel instrument voor de dagelijkse taken. ‘’Elke taak wordt nauwkeurig vastgelegd in Woub, waardoor er geen verwarring meer is over wat er van wie wordt verwacht. Taken worden nog steeds mondeling besproken, maar nu staat het ook zwart op wit. Iedereen draagt zijn eigen verantwoordelijkheid binnen het project en is daarvan op de hoogte.
Woub als verlengstuk op Exact Online
Naast Woub werkt Studio de Blieck ook met Exact Online. Hiermee houden ze de uren per project bij, zodat deze gekoppeld kunnen worden aan facturen en offertes. Elke donderdag boeken zij de uren in, wat inzicht geeft in de bestede tijd en verdiende inkomsten. Robin: ”Woub en Exact Online werken prima naast elkaar, waarbij Woub echt een rode draad is voor de projectcommunicatie en informatie en Exact voor offertes en facturatie.”
Externe samenwerkingen naadloos geïntegreerd
Niet alleen interne projecten met taken, maar ook externe samenwerkingen profiteren van Woub. ‘’We kunnen efficiënt samenwerken en iedereen is op de hoogte, zonder eindeloze e-mails en WhatsApp berichten. Woub zorgt ook voor een duidelijke scheiding tussen werk en privé, waardoor we ons niet verplicht voelen om ’s avonds en in het weekend te reageren.
Creativiteit en kwaliteit staan voorop!
‘’De tijdwinst die we hebben behaald is enorm. Of het nu gaat om het informeren van opdrachtgevers over de voortgang van hun projecten, het beheren van bestellingen of het coördineren van taken tussen teamleden, Woub heeft ons geholpen om tijd te besparen en onze efficiëntie te verhogen. Toch merkt Robin dat veel aannemers en interieurbouwers de backoffice nog niet op orde hebben: ”Omdat wij dit allemaal inzichtelijk hebben, herinneren en updaten wij hen hierover. Eigenlijk moeten ze dit zelf op orde hebben, maar vergeten ze veel dingen. Onze leveranciers en partners kunnen zeker weten veel baat hebben bij Woub voor betere communicatie. Wij hebben het in ieder geval helemaal op orde!”
Ontdek gratis alle voordelen van Woub
Contact
Oplossingen
Hulp en inspiratie
Apps
