Werken met Woub is een verademing
Van Beem Buitenleven heeft een ongelofelijk verleden dat teruggaat tot 1901 en zijn uitgegroeid tot dé hotspot waar je de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van buitenleven kunt ontdekken. Met een team van 30 toegewijde medewerkers, zowel binnen als buiten, vervullen ze elke buitenwens met veel passie en enthousiasme. Of het nu gaat om een moderne overkapping, een buitenkeuken met zwembad of jacuzzi, of de nieuwste trend in tuinmeubilair. Je kunt alles vinden in de enorme showroom van 10.000m2. Woub dient hier als de spil van communicatie, waar alle afdelingen en onderaannemers samenwerken. Dit zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van de projecten, waardoor klanten moeiteloos kunnen genieten van hun buitenruimte.
Tools naast Woub: Exact Online, TSD, SketchUp, AutoCAD en 3DTuinontwerp
Organisatie: 10 medewerkers buiten en 20 op kantoor
Projecten: Overkappingen, buitenkeukens, zonwering, jacuzzi’s, zwembaden en tuinmeubelen
Woub pakket: Pro
Om de verschillende projecten te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat deze voor iedereen inzichtelijk zijn, wisten ze bij Van Beem Buitenleven dat er iets moest veranderen. Marco Mullié, Projectleider bij Van Beem Buitenleven: ‘’Voorheen maakten wij gebruik van Google Agenda, maar dat bracht aardig wat problemen met zich mee. De gedeelde agenda werd te rommelig, naarmate er steeds meer buitendienstpersoneel bij kwam. Bovendien was het niet toegankelijk genoeg en zorgde het omwisselen van een monteur op een project voor veel verwarring en onduidelijkheid.’’ Bij Van Beem Buitenleven was er een grote behoefte aan een aanpak die zowel de planning als de communicatie in het veld efficiënter maakt.
Verwondering gegarandeerd
Bij Van Beem Buitenleven draait alles om het creëren van droom ruimtes voor hun klanten. Marco: ‘’Bij het eerste bezoek aan onze showroom vragen wij altijd aan de klanten om foto’s van hun huidige situatie mee te nemen, waarna een diepgaand gesprek volgt. Hierin wordt elke wens en detail besproken. Dit traject is puur gericht op het begrijpen van de behoeften van de klant. Na deze verkennende fase wordt er een nieuwe afspraak ingepland.’’
Vanaf dat moment begint de magie en het verwonderen van hun klanten. ‘’Met behulp van een tuinontwerp programma worden complete tekeningen en video’s gemaakt van de beoogde buitenruimte. Het mooiste moment wacht in de bioscoop van onze showroom. Hier worden alle beelden en video’s vertoond, waardoor onze klanten werkelijk het gevoel krijgen alsof ze al in hun nieuwe buitenruimte zijn. Het is geweldig om de verwondering en verbazing op hun gezichten te zien.’’ Aldus Marco.
Na de verkoop komt Woub om de hoek kijken
Woub komt om de hoek kijken zodra de projecten op Marco zijn bureau belanden. Marco: ‘’De klantenkaarten met de orderbevestigingen en relevante documenten worden door de afdeling Verkoop in Woub gezet. Vanaf dat moment ga ik langs bij de klant voor een technische inmeting. Ik maak foto’s van de situatie, meet alles op, kijk naar alle technische oplossingen en omschrijf dit in een technisch rapport. Dit deel ik allemaal in Woub, zodat de monteurs aan de hand van de technische inmeting en situatiefoto’s precies weten wat ze moeten doen. Het mooie is dat de mannen op de werkvloer alles ter plekke kunnen oproepen. Mocht zich er een probleempje voordoen, dan kunnen zij zich inlezen of het gelijk melden via een chat. Met de chat kunnen we nu via een laagdrempelige manier een connectie creëren tussen de binnen- en buitendienst.’’
Een gedetailleerd proces met de checklists
Binnen Van Beem Buitenleven hanteren ze een gestructureerd proces door middel van de checklists van Woub. ‘’Wij gebruiken diverse checklists voor alle afdelingen. Van orderverwerking tot facturatie en de werkvoorbereiding tot het regelen van materialen en het starten van de montage. Elke stap wordt nauwkeurig beschreven en afgevinkt in Woub.’’
Doordat ze alles documenteren door middel van het afvinken van taken, toevoegen van documenten en foto’s, bouwen zij een projectdossier op. Marco: ’’Zodra het einde van een project in zicht is, dan loopt de monteur samen met de klant de opleveringschecklist door. Het opleverdocument wordt overhandigd zodra dit door zowel de monteur als de klant is ondertekend. Dit gedetailleerde proces zorgt ervoor dat elk onderdeel van het project zorgvuldig wordt opgevolgd en afgehandeld en we volgens de richtlijnen van de Wet kwaliteitsborging werken.
In plaats van een nieuw servicebezoek met faalkosten, naar extra tijd voor nieuwe project met hogere winstmarges en positiviteit.
Collega Mike Koopman, projectleider bij Van Beem Buitenleven vult aan: ‘’Het is de kunst in de bouw om 100% doeltreffend te zijn bij een montagebezoek. Zelfs kleine details kunnen aanzienlijke gevolgen hebben, zoals extra bezoeken, wat zorgt voor het verlies van een halve werkdag en dus faalkosten. Door gebruik te maken van de checklisten die ter plaatse kunnen worden ingevuld, kunnen projecten nu met een 100% score worden afgerond. In plaats van een nieuw servicebezoek met faalkosten gaan we naar extra tijd voor nieuwe projecten met hogere winstmarges en positiviteit.’’
Woub als verlengstuk op Exact Online en TSD
Naast Woub maakt Van Beem Buitenleven gebruik van verschillende tools die ze helpt met het ontwerpen en verwerken van buitenruimtes en het maken van offertes en facturen. Marco: ‘’We maken gebruik van Exact Online voor het opstellen van materiaallijsten en de facturering. Voor het maken van offertes vertrouwen we op TSD. Alle checklisten en posten die we moeten aanvinken voor de leveringen van producten, die worden ingelezen vanuit TSD en vinken wij af in Woub. Daarnaast gebruiken we ook SketchUp en AutoCAD die los staan van Woub, maar een waardevolle aanvulling vormen op ons werkproces.’’
Voor iedereen inzichtelijk, ook de onderaannemers
Voor montagediensten die extern worden ingehuurd, hebben ze een externe inlog (gratis) waarmee ze toegang hebben tot alle relevante informatie. Marco: ‘’Voor onderaannemers zonder inlog plan ik zelf hun werkzaamheden in Woub in. Hierdoor houden wij het overzicht over wie er aanwezig is en wie waar is ingepland. Dit zorgt voor ons voor een gestroomlijnde aanpak waarbij elke partij op een passende manier betrokken is bij het proces.’’
Bij Van Beem Buitenleven hebben ze op zowel desktop als op mobiel een overzicht van de planning. Ze kunnen eenvoudig zien wie, waar is ingepland en welke locatie er morgen op de planning staat. Dit geeft iedereen een helder beeld van de dagelijkse werkzaamheden en zijn zo goed voorbereid.
Het scheelt zoveel tijd
Volgens Marco hebben ze met Woub iets in handen wat ervoor zorgt dat de planning en de communicatie op projecten gemakkelijker gaat. ‘’Het is een verademing en ik zou niet meer zonder kunnen. Woub is een ideale oplossing die ons in staat stelt om zelfstandig te schakelen tussen de projecten, zonder dat dit enorme communicatie uitdagingen met zich meebrengt. Iedereen is op de hoogte!’’ Aldus Marco.
Ontdek gratis alle voordelen van Woub
Contact
Hulp en inspiratie
Apps
