“Als je je weekend terug wil, adviseer ik je heel snel over te stappen op Woub”

Kenneth Havinga is mede-eigenaar van twee woonwinkels – Woonwinkel Schijndel en The Double U Conceptstore – een meubelfabriek en een groothandel. Projecten lopen uiteen van één raam uitrusten met gordijnen tot de volledige inrichting van een huis. Tot voor kort hanteerden ze, zoals hij dat zelf zegt, een ‘ouderwetse manier van werken’ met heel veel papierwerk en oude gewoontes van 50 jaar geleden. Nu ze Woub gebruiken snapt hij niet meer hoe hij dat heeft volgehouden. “Met Woub kan ik áán mijn bedrijf werken in plaats van alleen ín mijn bedrijf.” 

Tools: Exact (Boekhouding) – WeFact (Offerte/Facturatie)
Organisatie: 20 medewerkers
Projecten: Woonwinkel en meubelfabriek

“Ik was van links naar rechts aan het vliegen, had geen overzicht en kon geen antwoorden geven op vragen over projecten omdat ik het simpelweg niet meer wist. Van projecten bestonden soms wel 4 of 5 dossiers die ook op 4 of 5 verschillende bureaus lagen. Bij de een lag de werkbon op het bureau, bij de ander de originele offerte en dat moest dan ergens bij elkaar komen. Niemand wist eigenlijk van elkaar waar hij mee bezig was.”

“Dat leidde tot fouten door miscommunicatie. En dat leidde weer tot veel te lange trajecten. Waar we voor een project hooguit 3 uur nodig zouden moeten hebben, waren we er wel 6 uur mee bezig. Want dan was er een onderdeeltje vergeten en moesten we terug. Of waren werkzaamheden niet helemaal afgewikkeld, werd dat niet doorgegeven, bleef het liggen en moesten we later weer terug voor service.”

Beluister het interview met Kenneth Havinga bij Interieur Talk #33: Rust en overzicht brengen in je interieuropdrachten. 

Mooi en simpel systeem

Via LinkedIn hoorde Kenneth over Woub. “Ik kreeg via LinkedIn een berichtje van Stefan. Dat vond ik eerst irritant, maar ik besloot hem toch zijn verhaal te laten doen. Hij bleek helemaal niet irritant, maar heel erg slim. Woub is een mooi systeem, we zijn ermee begonnen en het werkt ontzettend goed.”

“Mijn eerste gedachte was wel: krijg ik de mensen binnen het bedrijf wel mee? Maar ik was helemaal klaar met hoe het ging. Achteraf gezien had het ook geen half jaar langer moeten duren. Ik zat er doorheen.”

“Ik heb een licentie van Woub gekocht en tegen twee meiden in het bedrijf gezegd: jullie zijn hier goed in, gaan jullie het maar regelen, jullie wil is wet, ik pas me aan. Zij snapten direct hoe het werkte, hebben de invoering bewaakt en zo zijn we het stapje voor stapje gaan invoeren. Nou ja, stapje voor stapje, eigenlijk waren we binnen 2 weken om. Voor de lopende projecten duurde het iets langer, maar dat ging ook snel, binnen 4 weken hadden we alle klanten in het oude systeem afgewerkt en in Woub gezet. We zijn nu een maandje of 10 verder en ik weet niet eens meer hoe we het hiervoor deden. Het is zo’n simpel systeem!”

Van weerstand naar heel veel steun

“Weerstand was er wel, met name bij de monteurs. Zij zagen er tegenop met een app te gaan werken. Waren papier gewend en vonden dat makkelijker. Dachten ze. Ik ben met ze in gesprek gegaan om het uit te leggen. De coronatijd was voor ons niet makkelijk, digitaliseren was voor ons een belangrijke stap voor het behoud van ons bedrijf. Bovendien: als er weer mensen thuis moeten gaan werken, hebben we nu een systeem waarmee dat kan. De weerstand was toen snel weg en veranderde binnen een week in heel veel steun. We hebben er met z’n allen de schouders onder gezet.”

Niets meer vergeten dankzij checklists

“Zodra we nu een nieuwe klant in de winkel krijgen, voeren we deze direct in Woub in. We registreren wat we besproken hebben en welke actie moet worden ondernomen, bijvoorbeeld inmeten. Voor alle acties en fasen hebben we een checklist, zodat we niks vergeten. Je kan er ook niet van afwijken. Pas als alles is afgevinkt binnen een fase, kun je in Woub door naar de volgende stap. Zo gaan we in het systeem dus van advies, naar offerte maken, naar akkoord op offerte, inplannen, uitvoeren en afronden.”

Betere communicatie, óók met klanten

“Op het moment dat de offerte akkoord is voegen we de klant toe aan de chat in Woub. We leggen goed uit dat het net zo makkelijk is als WhatsApp, maar dat met communicatie via WhatsApp andere collega’s de boodschap niet krijgen. En dat in Woub iedereen die bij het project betrokken is wel meteen op de hoogte is. Klanten zijn heel positief. En grappig: vooral 50-plussers vinden het super fijn. Ze kunnen vragen stellen, maar ook dingen doorgeven. Bijvoorbeeld dat de stucadoor klaar is en wij kunnen komen inmeten.”

“Woub werkt ook heel prettig om klanten op de hoogte te houden. ‘We kunnen dan en dan leveren, is dat akkoord?’ We doen zo min mogelijk telefonisch, want dan is er geen registratie. Als we communiceren via Woub staat alle informatie altijd op de goede plek en kan iedereen er ook altijd bij. We gebruiken trouwens WeFact en Exact voor onze boekhouding, Woub echt voor de projectcommunicatie en de workflow. Die systemen werken prima naast elkaar.”

In een paar klikken geregeld

“De support van Woub is perfect. Het is een jonge organisatie met jonge mensen, je merkt dat alles en iedereen gericht is op service verlenen. Dat doen ze echt super goed. De software werkt ook perfect. En het mooie aan Woub is dat je zelf aanpassingen kan doen. Wij hadden een duur systeem voor de groothandel, maar elke keer als we daarin iets wilden veranderen kregen we daar een factuur voor en dan was het nog niet goed. We zijn daarmee gestopt. Bij Woub, als je iets wil veranderen, is het een kwestie van een paar drukken op de knop en het is aangepast.”

Meer omzet met minder mensen

“Woub heeft ons nu al heel veel opgeleverd. We hebben nu een fulltime werkvoorbereider minder nodig, dus dat scheelt ontzettend veel geld. We zijn daarnaast door natuurlijk verloop van drie monteurs naar twee monteurs gegaan. Met anderhalf fte minder maken we nu meer omzet.”

“Daarnaast zou ik tegen andere ondernemers willen zeggen: ‘Als je je weekend terug wil, stap dan snel over naar Woub. Als je eenmaal gewend bent aan een communicatiesysteem zoals Woub, dan ga je je echt afvragen wat je die jaren daarvoor gedaan hebt en hoe. Ik kan nu bezig zijn mijn bedrijf verder te brengen in plaats van alleen maar met de dag overleven. Ik werk nu áán mijn bedrijf in plaats van alleen maar ín mijn bedrijf.”