“JB Wouters vertelt: met Woub betere communicatie op projecten, minder faalkosten”

Aannemersbedrijf JB Wouters bestaat al bijna 70 jaar. Het bedrijf ging van overgroot opa Wouters over op opa Wouters, op vader Wouters en nu broer en zus Johan en Bianca Wouters. Met altijd wel 15 medewerkers op projecten en een portefeuille vol particuliere verbouw- en renovatieopdrachten, werden er onderling continu mailtjes, appjes en belletjes verstuurd met wijzigingen en vragen. Informatie kwam echter regelmatig niet bij de juiste personen terecht, met faalkosten tot gevolg. Nu JB Wouters werkt met Woub is dat verleden tijd. Werkvoorbereider en projectbegeleider Sander van Berkel vertelt.

Tools: Admicom
Organisatie: 18 medewerkers
Projecten: Verbouw en renovatie
Woub pakket: Pro

Lang ging het eigenlijk prima, communiceren via mail, WhatsApp en de telefoon, vertelt Sander. “Tenminste, dat dachten we. Want als je niet anders gewend bent, heb je niks om te vergelijken. Maar we werden ons steeds meer bewust van de faalkosten. Dan wist degene die op een klus werkte bijvoorbeeld niet dat de afspraken over de plek van de stopcontacten gewijzigd waren. En werden die stopcontacten op de verkeerde plek gemaakt. Of de jongens op de klus bespraken met de opdrachtgever wat extra werk, maar communiceerden dat niet naar kantoor, waardoor we het meerwerk niet factureerden of pas op het laatste moment (’Oh ja, we hadden dit nog extra gedaan’) en er discussies over kregen met de klant.” 

Iedereen weet nu altijd wat er speelt

“Via een relatie die al met Woub werkte op dat moment, hoorden we over de oplossing van Woub. De nodigden Stefan en Lorenzo uit op kantoor en dat was zo’n goed verhaal, dat we besloten het gewoon te gaan proberen.” 

“Alhoewel het even wennen was – de jongens moesten natuurlijk gewend raken aan communiceren via Woub in plaats van via mail en WhatsApp – beviel het meteen goed. Nu werkt iedereen ermee, gaat alle communicatie via Woub, weet iedereen altijd wat er speelt op projecten en kunnen we elkaar er ook op aanspreken als iemand iets vergeet.”

Alle informatie over het project op één plek

“Zodra een nieuwe aanvraag binnen komt, zetten we alle projectgegevens meteen in Woub. De eerste kolom is dan die van de calculatie. Daarna krijgt het project het label ‘in afwachting’. Zodra het project een opdracht is, schuiven we het van de calculatiekolom naar de kolom werkvoorbereiding. Ik kan meteen zien wat er is afgesproken, wat er geregeld moet worden en ik kan een planning gaan maken. Als het project start, schuiven we het weer een kolom verder naar de uitvoering, daarna naar de kolom oplevering. Al die tijd blijft dus alle informatie over het project op één plek staan. Als ik het project inplan koppel ik eenvoudig de medewerkers eraan die het gaan uitvoeren en vanaf dat moment zien zij dus ook alle informatie en alle communicatie die we al over het project hadden. Via checklists en takenlijsten zien ze wat ze moeten doen.” 

Sneller doorwerken op de bouw

“De jongens op de bouw vinden het heel fijn. Hun vragen worden nu bijvoorbeeld veel sneller opgepakt. Ze zetten hun vraag in de chat en als een iemand dan het antwoord niet weet, weet iemand anders het wel. Ze kunnen daardoor veel sneller doorwerken.”

Compleet projectdocument bij oplevering

“Op kantoor gaat de communicatie ook veel sneller. Eigenlijk met iedereen die betrokken is bij het project gaat de communicatie sneller. Als er nieuwe afspraken zijn weet iedereen het in één keer. Op sommige projecten voegden we ook de klant toe. Die vindt het ook fijn dat iedereen via één berichtensysteem wordt geïnformeerd. Als hij een vraag heeft, krijgt hij snel antwoord en weet iedereen er gelijk vanaf.”

“Ook prettig voor onze klanten: alle foto’s die we maken – van de voorsituatie, tijdens de verbouwing en van de oplevering –  staan allemaal in Woub. Aan het einde van het project, bij de oplevering, kunnen we met één druk op de knop een projectexport maken en daarmee een compleet projectdocument sturen naar de klant. Met foto’s en alles erop en eraan.”

Faalkosten enorm gedaald

“Ik raad andere bedrijven zeker aan Woub ook te gebruiken. Heb ik ook al gedaan trouwens. Het geeft ons overzicht, we communiceren makkelijker en sneller en onze faalkosten zijn enorm gedaald.”

“We waren laatst op een project bezig waar de opdrachtgever behoorlijk was van het wijzigen. Dat zetten we steeds heel netjes in Woub, waardoor de uitvoerder meteen wist wat er speelde, ik meteen wist wat er speelde en de timmerman meteen wist wat er speelde. We konden daardoor ook heel snel controles uitvoeren of de dingen gedaan waren, de planning in de gaten houden en de installateurs goed aansturen. Daardoor ontstonden nauwelijks fouten en haalden we ondanks al die wijzigingen toch de planning. Als we dat via mail en WhatsApp hadden gedaan, waren er veel meer dingen fout gegaan en was de klant niet zo tevreden geweest als nu, dat weet ik zeker.”